A projekttervezés... A folyamat szakaszai és jellemzői, a terv kidolgozása és elkészítése

A tervezés során minőségi és mennyiségi döntéseket hoznak, amelyek lehetővé teszik a szervezet céljainak elérését a jövőben. Ezen túlmenően az ilyen munka során pontosan meg lehet határozni az optimális módszereket. A projekttervezés egy pontos rendszer kidolgozása, amely szerint a szervezet fejlődését végrehajtják. Ez lehetővé teszi, hogy átgondolja az összes részletet, válassza ki a problémák megoldásának módjait és elérje céljait. Az ilyen munka elvégzésének módját tovább tárgyaljuk.

A tervezés célja

Projekttervezés egy fontos folyamat az üzleti menedzsmentben. Rendkívül fontos, így szinte minden vállalat ma ezt a munkát végzi. Időbe és erőforrásokba telik rá költeni, de igazolja magát.

A tervezés minősége a projektmenedzsment folyamatában a további megvalósításuktól függ. Egy ilyen eljárás során megindításra kerül sor, amelynek során jóváhagyják a chartát, a résztvevők nyilvántartását, kiválasztják a további fejlesztés stratégiai irányát.

Először a fő műveletek sorrendjét dolgozzák ki. Jóváhagyásuk után a részleteket kidolgozzák.

Miután felvázolta a jövőbeli projekt koncepcióját és promóciójának főbb szakaszait, a menedzsment képes lesz minden szakaszát módosítani, kiválasztani a célok elérésének legjobb módjait.

A projekttervezés fontos folyamat a menedzsmentben. Ez lehetővé teszi, hogy később nyomon kövesse, időben korrigálja a fejlődést a fejlődés útján. A tényleges mutatókat összehasonlítják a tervezettekkel, amelyek információkat tárnak fel a tervezett feladatok teljesítésének mértékéről. A monitoring során frissített információk a külső és belső forrásokat folyamatosan figyelembe veszik . A tervben, a feltételekben és a mutatókban meghatározott határidők változhatnak, mivel meg kell felelniük a valós helyzetnek.

A tervezés közvetlenül érinti az összes projektmenedzsment folyamatot. Ezért minden szervezet elvégzi azt. Lehetetlen irányítani semmit, ha nincs világosan meghatározott cselekvési sorrend. Ezek a szakaszok olyan feladatok, amelyek teljesítése a cél eléréséhez vezet. Ha valami rosszul kezd a tervek szerint, a menedzser azonosítja az ilyen jelenségek okait, döntéseket hoznak a körülmények megfelelő cselekedeteiről.

A tervezési folyamat a projekt életciklusának kezdeti szakasza. E nélkül lehetetlen elérni a kívánt eredményt.

Tervezési feladatok

A projekt céltervezése magában foglalja egy olyan feladatrendszer kidolgozását, amely a lépésekhez hasonlóan ezek eléréséhez vezet. A bemutatott munka lehetővé teszi, hogy még a munka megkezdése előtt meghatározza, hogy a kiválasztott tevékenység típusa hogy profitot hozzon. Minden befektető arra törekszik, hogy pénzeszközeit a legjövedelmezőbb, legjövedelmezőbb projektbe fektesse be. Lehetőség van a jövőbeli tevékenységek főbb paramétereinek és eredményeinek felvázolására, a megfelelő, valós módszerek kiválasztására a tervezés során.

Annak érdekében, hogy a munka eredményes legyen, a szervezetnek számos feladatot kell megoldania. Ha a számítások során kiderül, hogy az ilyen tevékenység eredménye negatív (a vállalat veszteséget kap), nem elég magas, meg kell határozni ennek a jelenségnek az okait. Bizonyos kiigazításokkal növelhető a projekt hatékonysága. A feladatok végrehajtásának minden szakaszában módosításokat lehet végezni. Ezek a következők lehetnek:

• A tervezés céljának (vagy céljainak) részletezése, tisztázása, az esemény kívánt kimenetelének meghatározása.
• A jövőbeli munka hatókörének és összetételének meghatározása.
• Értékelés az időzítés minden szakaszban.
• A projekt költségvetési költségének kiszámítása.
• Naptárterv jön létre, és az egyes fázisok költségvetése kiszámításra kerül.
• Meghatározzák az erőforrások szükségességét. A számítás a projekt minden egyes szakaszára, valamint a szervezet tevékenységére vonatkozik ebben az irányban.
• Logisztikai terv készül.
• Kockázatértékelést végeznek, módszertant hoznak létre a helyes válaszreakcióhoz veszélyes helyzetek esetén.
• Az esemény részleteit részletesen ismertetjük a befektetővel.
• A részletekről a folyamat minden résztvevőjével megállapodnak.
• A munka elvégzéséért és a kijelölt feladatok elvégzéséért való felelősség megoszlik az előadók és a vezetők között.
• A tervezett interakciók és a menedzsmenttervezési eljárások tisztázása folyamatban van.

A projektmenedzsment és a projekttervezés szorosan összefügg. Csak a meghatározott határidőn belül meghatározott feladatok következetes teljesítése garantálhatja a cél elérését, a nyereséget a társaság tevékenysége során.

Alapvető folyamatok

A projekttervezés megszervezésének folyamatában számos kötelező és további intézkedést hajtanak végre. Szervezettől függetlenül, tevékenységeit, azokat alkalmazzák a közös stratégiai koncepció létrehozása során. A kötelező folyamatok a következők:

• A tervezett feladatok leírása és további dokumentálása, a projekt tartalma.
• A projekt főbb szakaszainak meghatározása, későbbi részletezése.
• Becsült becslések készítése. Az összes erőforrás összköltsége, szükséges a projekt befejezése kiszámításra kerül.
• Lépésről lépésre cselekvési terv kidolgozása, amelynek végrehajtása a kitűzött célok eléréséhez vezet.
• A művek sorrendjét ismertetjük.
• Meghatározzák a technikai jellegű függőségeket, valamint az elvégzett munka korlátozásait.
• Az egyes teljesítéshez szükséges idő kiszámítása , a termelési ciklus minden szakaszában szükséges munkaerőköltségek és egyéb erőforrások meghatározása.
• Az erőforrások típusának, készletének, valamint térfogatának meghatározása.
• A munka befejezésének tényleges határidejének feltüntetése, ha az erőforrások korlátozottak.
• Költségvetés létrehozása és az egyes munkatípusok becsült költségeinek összekapcsolása.
• Kész terv létrehozása.
• Más kutatási munkák eredményeinek összegyűjtése a tervezés során, a tervezett értékek elrendezése egy dokumentumban.

A projekt tervezése és fejlesztése során ezek az intézkedések kötelezőek.

Kiegészítő eljárások

A projekt megvalósításának tervezése során előfordulhat, hogy egyes folyamatokra nincs szükség. Csak akkor, ha szükség van rájuk, a menedzser felveszi őket az Általános listába. Az ilyen segédfolyamatok a következők:

• A minőségi előírások tervezése, a megengedett legnagyobb tartomány meghatározása. Megvitatják a késztermék szükséges jellemzőinek elérésének módjait is.
• Tervezés a szervezet területén, amely magában foglalja a funkcionális kompetenciák, felelősségek és alárendeltség elosztását a projekt összes résztvevője között.
• A megfelelő képzettséggel, munkatapasztalattal rendelkező személyzet felvétele, amelynek tevékenysége lehetővé teszi a projekt lehető legrövidebb időn belüli végrehajtását. Bizonyos esetekben jól koordinált csapatmunka kialakítására van szükség.
• Kommunikáció létrehozása A Projekt tagjai számára a szükséges információkkal.
• A projektkockázatok típusainak azonosítása, értékelése és dokumentálása. Ez lehetővé teszi a bizonytalansági tényezők azonosítását és kiküszöbölését a tervezési szakaszban, a projektre gyakorolt lehetséges hatásuk mértékének felmérését. Ebben a szakaszban kiszámítják mind a kedvező, mind a kedvezőtlen forgatókönyvet a helyzet alakulására a választott stratégia végrehajtása során.
• Logisztikai eljárások tervezése. Pontosan meg van határozva, hogy mely nyersanyagokat, egyéb szükséges anyagokat és erőforrásokat vásárolják meg külső szervezetektől, milyen mennyiségben, valamint milyen gyakorisággal szállítják a szállításokat.

A projektfolyamatok tervezése során egyéb intézkedésekre lehet szükség. Attól függ, hogy a szervezet milyen célokat követ a munkája során.

Tervezési szakaszok

A projekttervezésnek 4 fő szakasza van. A Booz Allen tanácsadó cég javasolta őket & Hamilton.

A standard tervezési modell így néz ki:

1. szakasz. Célok kialakítása

Kétféle cél létezik. Lehetnek formálisak vagy valódiak. Az első esetben kritériumokat terjesztenek elő a projekt hasznosságának meghatározására. A formális célok a vezetők motivációjából fakadnak. A valódi célok a formális célok elérésének módjai.

2. szakasz. Probléma elemzés

Ebben a tervezési szakaszban meghatározzák a szervezet valós helyzetét. Ezután előrejelzést készítenek a jövőbeli állapotáról. Ezt követően elvégzik a meglévő problémák meghatározását, amelyekre a célrendszerek ellentétesek a prediktív elemzés eredményeivel. Ez lehetővé teszi a problémák strukturálását.

3. szakasz. Alternatívák keresése

Ezek olyan megoldások, amelyek kizárják egymást.

4. szakasz. Alternatívák értékelése

Meghatározzák az egyes meglévő forgatókönyvek elfogadhatóságát. Az egyes döntések hatékonyságát és kockázatát értékelik, majd a megfelelő döntést meghozzák. Az optimális alternatívának nemcsak gyakorlatilag megvalósíthatónak, hanem legitimnek is kell lennie, lehetővé téve, hogy a lehető legközelebb kerüljön a céljához. Ugyanakkor figyelembe veszik az idő, az erőforrások stb. .

Területi, ipari vagy más típusú tervezési projekt létrehozásakor feltétlenül használja azt a jövőben, hogy összehasonlítsa a valós eredményeket a tervezettekkel. Ez lehetővé teszi a közös cél felé vezető haladás kezelését, a megfelelő kiigazításokat időben.

Naptár tervezés

Érdemes megjegyezni, hogy a projekt naptári tervezése kissé eltérő rendszeren alapul. Kiemeli 5 fő szakaszból áll:

1. A művek meghatározása és listaként történő írása. Bizonyos esetekben a vezetők hibákat követnek el, ha nem határozzák meg egyszerre az összes folyamatot. Az ilyen jelenség kizárása érdekében ajánlott a szekvenciális bomlás módszerét használni a közelgő munkák meghatározása során.
2. Az egyes kiválasztott pozíciókra a sorrend és az időtartam kerül meghatározásra. Ez a közelgő munka technológiai jellemzőitől függ. Ebből a célból a bomlási technikát is alkalmazzák, amelyet szakértői értékelések egészítenek ki. Ez lehetővé teszi az egyes műveletek tervezett időtartamának pontos meghatározását. Ehhez használhatja az ötletbörze technikáját, amely lehetővé teszi, hogy a technológia jellemzőit különböző szempontokból vegye figyelembe.
3. Meghatározzák az erőforrások típusát és elérhetőségét. Ez lehet Pénzügy, anyagok, munkaerő, információ stb. A befejezett munkák ütemezése korrelál a logisztika, a finanszírozás stb. e. Minden szakasznak össze kell kapcsolódnia, folyamatos folyamatot kell képeznie. Ezzel elkerülhető a gyártási folyamat zavarai. Ugyanakkor a szűkös erőforrások külön figyelmet igényelnek. Ezek nagymértékben meghatározzák a közelgő művek teljes skálájának időtartamát és sorrendjét.
4. A korlátozásokat kívülről vezetik be. Ezek közé tartozik a termelés szezonalitása, a berendezések gyárthatósága, valamint egyéb külső tényezők.
5. Olyan rendszert hoznak létre, amely reagál a projektmenedzsment során felmerülő kockázatokra. A projekttervezés az elemzéssel kezdődik. A legvalószínűbb és legveszélyesebb fenyegetésekre megfelelő válaszintézkedéseket dolgoznak ki.

Tervezési elvek

Az üzleti projekt tervezése során a menedzsernek be kell tartania bizonyos elveket. A legfontosabbak a következők:

• Céltudatosság. A projekt megvalósítása világos, végső célt követ, anélkül, hogy jelentéktelen feladatokra permeteznék.
• Következetesség. A jövőbeli projekt irányításának holisztikusnak, összetettnek kell lennie. Ugyanakkor figyelembe veszik a fejlesztés és az összeállítás sajátosságait. Bizonyos esetekben a projekt alrendszerekre osztható. Ők is összekapcsolódnak. Ugyanakkor az egyik rendszer változásai egy másik struktúra változásait vonják maguk után. A projekt több részre osztása lehetővé teszi az elemek belső kapcsolatainak és kölcsönhatásainak nyomon követését, a leghatékonyabb szerkezet kiválasztását. A projekt megvalósításának értékelése ebben az esetben mind minőségi, mind mennyiségi folyamatok szempontjából megadható.
• Komplexitás. A jelenségeket kapcsolatuk és függőségük szempontjából veszik figyelembe. Ehhez a menedzsment különböző módszereit és megközelítéseit használják.
• Biztonság. A projekt tervezése során a tervek szerint minden tevékenységet a szükséges erőforrásokkal kell ellátni.
• Prioritás. A projekt fejlesztésében a fő figyelmet a fő, legfontosabb feladatokra fordítják. Meghatározásuk a jövőben a fejlődés általános fogalmától függ.
• Gazdasági biztonság. A tervezett esemény meghibásodása esetén a szervezet által elszenvedett veszteségek mértékét kiszámítják. A kockázatokat egyáltalán nem lehet elkerülni, de értékelni kell őket, és indokolt döntéseket kell hozni ebben az irányban.

A projekt felépítése

A projekt tervezése során strukturálásra van szükség. A munka hierarchikus sorrendje magában foglalja az egész projekt külön részekre bontását. Ez lehetővé teszi a komplexek részletezését különböző szinteken. Ez a megközelítés egyszerűsíti a folyamatkezelést.

A strukturálás lehetővé teszi a következőket:

• Határozza meg a köztes típusú célok eléréséhez szükséges munkaterületet.
• Figyelemmel kíséri a projekt előrehaladását, értékeli az összes cél elérésének lehetőségét.
• A jelentéskészítés az optimális szerkezet szerint történik.
• Ellenőrzési pontokat hoznak létre, amelyek segítségével értékelik a projekt előrehaladását.
• A felelősség megfelelően oszlik meg az előadók között.
• A csapat minden tagja objektív, érthető információkat kap a projekt céljairól.

Strukturálási hibák

Egyes vezetők hibákat követnek el a strukturálás során, ami negatívan befolyásolja céljaik elérését. A legfontosabbak a következő műveletek:

• A strukturálási szakasz általában kimarad. A menedzser egyenesen megkeresi megoldások a problémákra a jelenlegi időszak.
• Csak szervezeti egységeket használnak, a végtermékeket vagy a felhasznált erőforrásokat nem veszik figyelembe.
• A strukturálás nem terjed ki a teljes projektre.
• A szerkezet elemei megismétlődnek.
• A struktúrák integrációja nincs összhangban a készítmény sajátosságai projektdokumentáció és pénzügyi kimutatások.
• A szerkezet túl részletes vagy nem eléggé részletes.
• A projekt egyes elemeit nem lehet számítógépen feldolgozni.
• Immateriális végtermékek (szolgáltatások, szolgáltatások stb. .) nem veszik figyelembe..

. A strukturálás okai

A projekttervezés felelősségteljes munka. A strukturálást helyesen kell elvégezni. Ez a következő okokból történik:

• A létrehozandó projekt életciklus-időszakai.
• Az osztályok szerkezetének jellemzői.
• Az eredmény összetevői, amelyeket a projekt befejezése után kapunk.
• Folyamat, a vállalat munkájának funkcionális elemei.
• Az objektumok földrajzi elhelyezkedése.