Megyei archívum: a dokumentumok elkészítésének célja, szerkezete, módszerei és tárolási időszakai

A megyei archívum fontos feladatot lát el, a dokumentumokat a törvény által meghatározott határidő szerint tárolja. Az intézmény alkalmazottai bármikor felvehetik a szükséges papírt dolgozni vele. , A hivatalnokok rendbe teszik a dolgokat ebben a strukturális egységben, megfelelően kitöltik és rendezik a nyilatkozatokat és tanúsítványokat, megfelelő feltételeket teremtenek az intézmények számára az informatív támogatás nyújtásához. Amikor eljön az idő, a megyei archívum átkerül egy magasabb hatósághoz. A felesleges dokumentumokat a szakértői bizottság következtetése szerint megsemmisítik.

A fő állampapír-adattárak

Egy szervezet csak saját papírjait tudja tárolni. Egy éven belül az ügyek iratai, számos különböző fizetési lap, tanúsítvány alakul ki, a gyártás számítógépesítése ellenére a papírhordozókat még nem törölték. A megyei archívum lehetővé teszi, hogy egy bizonyos ponton törölje a számviteli osztály, a személyzeti osztály területét a felesleges dokumentációból.

A munkavállalónak vagy a felügyeleti hatóságnak bármikor szüksége lehet információra. A referenciaadatok megerősítik a munkatapasztalatot, a kivonat bizonyítja a jogi tényt egy polgári vagy választottbíróságnak, ha hirtelen vita merül fel az alanyok között. A munkavállalónak kapcsolatba kell lépnie a megyei archívummal, ha a papírokat a tárolási idő miatt nem helyezték át egy másik épületbe. A válogatás után, amikor kiderül, hogy a dokumentum továbbra is hasznos lehet, azokat kitöltik és további megőrzés céljából elküldik.

Státusz szerint a fontos papírok raktárai megosztottak:

• minden tanúsítvány tevékenység típusa a vállalatok a miniszteri központi fióktelep archívumában vannak tárolva;
• a központi hivatalhoz és annak alárendelt szervezeteihez tartozó dokumentációt saját adattárára bízzák;
• információ, azonos típusú szakmai tevékenység, a pénzügyi folyamatokat és a forgalmat tükrözi, az Egyesült archívum levéltárosának küldik;
• több iparág kitöltött dokumentációját a közös tárcaközi archívum tárolja.

A hivatalnok minden mappája tükrözi a papírok megnyitásának és befejezésének idejét. Az osztály munkatársai ellenőrzik a dokumentumáramlást. Ők felelősek a bizalmas dokumentáció osztályos archívumának kitöltésére, a termelési esetek állapotára és tartalmára vonatkozó eljárásért.

Előkészítő szakasz

A levéltári tároláshoz szükséges számlák és követelmények megfelelő elkészítése-az intézmény irodai munkájának utolsó szakasza. A szakembereknek szigorúan kell dolgozniuk, hogy létrehozzanak egy eljárást a bizalmas dokumentáció osztályos archívumának kitöltésére.

Át kell mennünk a folyamatokon:

1. A szövegek értékelése a tudományos és gyakorlati alkalmazás szakértői által.
2. Mappa elrendezések.
3. A források leírása, hogy megtudja, mennyit kell tárolni állandó vagy hosszú távú perspektívában.
4. Helyiségek felszerelése a tanúsítványok megfelelő karbantartásához;
5. Átutalások a dokumentumok elkészítése után tárolásra a megyei archívumba.

A dokumentumcsomagot olyan intézkedéscsomagként kell értelmezni, amely nem ellentétes a jogszabályi rendelkezésekkel.

A folyamat jellemzői

A besorolás idején papírokat gyűjtenek egy strukturális egységből egy alárendelt szervezetbe történő áthelyezésre. Ehhez határozza meg az intézmény profilját a szokásos rendelkezések szerint, vagy milyen dokumentumokat tárol:

• a jelenlegi nyilvántartáskezelés szerint gyűjtötték össze, amely a vállalat tevékenységének időszakában megszüntette használatukat, de állandó karbantartáshoz szükségesek;
• az alkalmazottak munkájában használt papírok, a szervezetben való tartózkodás időtartama 10 évre korlátozódik;
• személyi adatokat tükröző személyi igazolások;
• információ a vállalkozásban működő korábbi személyek személyzetéről, a felszámolás utáni szervezetekről, amelyek e minisztérium alá tartoztak;
• , egyéni adatok a különböző területeken – a tudomány, a művészet, valamint a vállalat tevékenysége során összegyűjtött pénzeszközeikről.

A tanszéki archívum kitöltésének jellemzői lehetővé teszik értékes dokumentumok mentését nyomtatott kiadványokban, tudományos fejleményekben, referenciakönyvekben és szabványokban.

Archiválási feladatok és funkciók

A dokumentációs osztályozás cselekvésekből áll:

• dokumentumfogadás;
• éves vizsgák;
• regisztráció további tárolásra.

Az fő funkciók a megyei archívum tartalmazza a dokumentumok megőrzését, amelyet a következők biztosítanak:

• létrehozott feltételek;
• a beltéri hőmérséklet és páratartalom javítása;
• intézkedések végrehajtása az egészségügyi követelményeknek megfelelően;
• számviteli szervezet;
• a dokumentumok elérhetőségének ellenőrzése;
• az esetek fertőtlenítése;
• restaurálás;
• felkészülés az állami tárolásra.

Az adatok felhasználásának eljárása egy olyan eljárásból áll, amely tájékoztatja a vezetést és a munkavállalókat az archívum tartalmáról, kérésre kiadja a szükséges információkat.

A megyei archívum levéltárosai a következő feladatokat látják el:

1. Segítségnyújtás nómenklatúra esetekben.
2. Vegyen részt szakértői munkában.
3. Ellenőrzik, hogy a dokumentumok mennyire készültek el.
4. Ellenőrzési tevékenységek az alárendelt vállalatoknál.

A koncepció "egy megyei archívum" mint komponens a levéltári alapokat nem szabad belefoglalni a fő rendszerbe, hanem egy magasabb állami struktúra kitöltésének forrása.

Az archívumok csoportokra bontása

Az állam területén található tárolókat kritériumok szerint osztályozzák, ezek a következők archívumai:

• egy konkrét vállalkozás;
• központi város;
• ipar;
• közös osztály és tárcaközi.

Ha figyelembe vesszük a szövetségi bűnüldözési osztály archívumait, a példák a következő struktúrákra mutatnak:

1. TSAMO megőrzi a védelmi minisztérium dokumentációját;
2. Központi Szövetségi Biztonsági Szolgálat - az ország Szövetségi Biztonsági szolgálata itt tárolja a titkos iratokat;
3. CAVV-ez a részleg a Belügyminisztérium dokumentumait tartalmazza.

Az archívum megtalálható az elnöki rezidenciában vagy az Orosz Föderáció bármely tárgyában nyilvántartó hivatal formájában.

A munka helyes megszervezése?

Az irodai munka a vállalkozásnál egyszer kezdődik a semmiből. Ha még nem jött létre, akkor azt jelenti, hogy vissza kell állítani a szakaszokat, szervezeti munkát kell végezni. A kezdő levéltárosnak hivatkoznia kell a szabványokra és a módszertani referenciakönyvekre, amelyeknek a munkavállaló referenciakönyvévé kell válniuk. Először is szükség van egy külön helyiségre, amely a szabályozási követelményeknek megfelelően van felszerelve.

A dokumentumok tárolása a megyei archívumban, a szervezet kis mennyiségben, a hivatalnok irodájában, egy speciális szekrényben történik. Az alkalmazott zárolja egy kulccsal, majd lezárja. A szakember ellenőrzi a dokumentációs összetételt, elkészíti a szervezeti cselekvési tervet, megnyitja a számviteli naplókat. A megsemmisítésre szánt papírokat a dokumentumok megyei levéltárban történő tárolásának feltételei szerint kell osztályozni.

A levéltáros a következő kritériumok szerint rendezi a dokumentumokat:

• állandó tárolás;
• személyzet;
• 10 éves tartalom;
• 3 éves papírok, amelyeket keménytáblás mappákba kell benyújtani.

Szakmai elemzésre van szükség ahhoz, hogy az információkat papíron továbbítsák az állami adattárba.

Jogszabályi előírások

Nem nehéz felsorolni a megyei archívum szabályozási dokumentumait, amelyekkel a levéltárosnak együtt kell dolgoznia, ezek közül nem sok van. 2004-ben jóváhagyták az Orosz Föderáció levéltári ügyeinek lebonyolításáról szóló 125. számú szövetségi törvényt. A jogi aktus kötelezi a termelési vezetőket és költségvetési szervezetek a tevékenység során keletkezett dokumentáció nyilvántartása. Ehhez a nem igényelt nyilatkozatokat, igazolásokat és számlákat rögzíteni kell, és időben át kell adni egy speciális egységnek a karbantartáshoz. Az értékpapírok használatuk befejezése után történő központosított tárolása normatív-módszertani referenciakönyvek alapján történik:

• A GOST R 51141-98 ismerteti a nyilvántartásra vonatkozó rendelkezéseket levéltári üzlet kifejezésekkel és definíciókkal;
• az állami levéltárakkal és a szervezetekkel való együttműködés alapvető szabályai;
• az Orosz Föderáció levéltári alapjában lévő dokumentumokkal kapcsolatos állami számviteli szabályok.

A referenciaszabványok jogi formában nyújtanak információt a levéltári ügyek lefolytatásáról, figyelembe véve a vezető levéltárosok tapasztalatait. A referenciakönyvek adatokat szolgáltatnak a modern technológiák használatáról a dokumentumok szervezésében, további kezelésében és tárolásában.

Kezdeti szakasz

A megyei archívumok megszerzésének forrásai a termelési osztályok:

• gazdasági;
• személyzet;
• könyvelés;
• gyártás és műszaki.

Az archivista munkája az egység létrehozásával kapcsolatos elfogadott álláspont megismerésével kezdődik.

Ha nem létezik, akkor a következő irányok elfogadásával kell fejleszteni:

• alapvető rendelkezések;
• dokumentum-összetétel szerint;
• feladatok és funkciók;
• szervezeti jogok és munkarendek.

A dokumentációs nyilvántartásokat az információk teljességén alapuló elvek szerint vezetik, és a tények megbízhatósága.

Grafikus forma

A levéltáros önállóan határozza meg a beérkező papírok elszámolásának formáját. Ehhez a fej jóváhagyja a rendszert és a rögzítés sorrendjét. Talán ez egyfajta rajz, ütemterv az osztályok által végzett ellenőrzések elvégzésére, a felhalmozott nyilatkozatok fogadására és leírására, amelyek szükségtelenné váltak a nyilatkozatok használatához. A számviteli naplókat csak a szervizosztályban használják, azokat nem adják ki az alkalmazottaknak. Az osztály dokumentációját olyan cselekmények alapján kapják meg, amelyek részletes leltárt tükröznek. A fájl archívumba történő beérkezésének oka lehet a munkavállaló ellenőrzése vagy dokumentációs ellenőrzése.

Szakértői Bizottság

A levéltári személyzet hatásköre nem mindig elegendő a papírok megsemmisítéséhez. Összegyűjtik a szakemberek egy csoportját, kutatást kell végezniük, tanulmányi dokumentumokat kell értékelniük. A szakemberek az ország vezető levéltárosai által az állami levéltári szolgálatoktól jóváhagyott rendelkezésekből származó normatív és módszertani információkat vesznek igénybe. Szakértői elemzést végeznek az összegyűjtött tanúsítványokról, olyan jellemzőkkel, mint a historizmus, a következetesség, az integritás. A papírt a megjelenés forrásai alapján tanulmányozzák annak érdekében, hogy megismerjék a termelési jelenségeket és kapcsolatokat. Fontolja meg a szövegeket a dokumentum többi részével való kapcsolat alapján. Szakértői feladatok:

• a bizonyítékok azonosítása és kiválasztása tudományos azonosítással;
• határozza meg a nyilatkozat értékének mértékét;
• átruházás az állami struktúrára a következtetéssel.

A szabványok alapján meghatározzák az értékpapírok fenntartásának feltételeit:

• hosszú távú;
• rövid távú;
• ideiglenes.

A szakértő képes megállapítani a papírok állapotát, és szükség esetén megkezdheti az elveszett alkatrészek helyreállítását. A szakembernek fel kell emelnie az alapot, hogy kitöltse a hiányzó anyagokat más forrásokból. Ezt a munkát a vállalat vezetése által kinevezett és jóváhagyott szakértői bizottság végzi. Ez magában foglalja az ezen a területen jártas képzett szakembereket, valamint a regionális levéltári szolgálat képviselőit. A kialakult csoport fő feladata az elemzésre benyújtott dokumentumok értékének meghatározása:

• szervezeti és adminisztratív-határozatok, rendeletek, határozatok, jegyzőkönyvek;
• tervezett;
• jelentéstétel.

A Bizottságnak meg kell határoznia a dokumentációs összetételt, amelyet a szervezetekben kell hagyni, vagy tovább kell tárolni a központi irodába.

Az archív referenciakönyvek mellett a szakértők a következőket használják:

• tematikus lista;
• a termelési levelezésből származó információk;
• kivonatok a dokumentum összetételéről és tartalmáról.

A nyilatkozatok első kézhezvételét az alap készítőjének és az alapnak a történelmi jellemzői kísérik. Az eseteket a referenciakészülékben írják le a következők kialakításával:

• a címoldal;
• Tartalomjegyzék;
• előszó;
• rövidítések;
• fordítási táblázatok;
• Rejtjelek;
• mutatók.

A katalógus információkat tartalmaz a dokumentum tartalmáról, tárgyáról és témájáról. Helyezze a dokumentumokat számozott polcokra, polcokra és szekrényekre. A digitális megnevezést arabul használják, a jeleknek világosnak kell lenniük. Ezt a topográfia sorrendje igényli, amelyben a következőket figyeljük meg:

• az esetek igény szerinti kiadásának ütemezése;
• a könyvelés, a rendelkezésre állás és az állapot rendszeres ellenőrzése;
• értékes dokumentáció elosztása biztosítási alap létrehozásához;
• fizikai és kémiai biztonság.

Milyen feltételek mellett mentik az információkat papírra?

A dokumentumok tárolásának optimális körülmények között kell lennie:

• a helyiségeket felújították;
• a szobák tűzoltó berendezéssel és riasztórendszerrel rendelkeznek;
• a papírokat polcokra, széfekbe vagy dobozokba helyezik.

A papírokat a következő feltételek mellett tárolják:

• hőmérséklet és páratartalom;
• fény;
• biztonság;
• egészségügyi és higiéniai.

Minden mappát rögzítenek a számviteli dokumentumok szerint a létrehozott mintához, ahol részletes információkat rögzítenek, az átvételtől kezdve az archívumból történő ártalmatlanításig. A polgárok vagy szervezetek kérésére a levéltáros felveti a szükséges esetet, hogy a kérelmezőnek levéltári anyagot nyújtson:

• segítség;
• kivonat;
• másolás.

A megadott információkat aláírással és pecséttel igazolják, ha nincs adat, ezt írásban is megerősítik. A kérések szerint külön könyvelési naplót vezetnek az információk teljességéről és az archiválási tevékenységek javításáról. Mi teszi lehetővé, hogy:

• pontosan szervezze meg a dokumentumfilm használatát;
• teljes körű rendszer kialakítása;
• hatékonyan használja a dokumentumokat csoportok és kategóriák szerint;
• végezzen marketing kutatást az információkról.

A kéréseket téma, társadalmi-jogi természet és személyes ügyek szerint osztják szét, hogy meghatározzák a legnagyobb adatigényt. Ennek alapján külön referenciakönyveket hoznak létre a nyilvántartás és az archiválási szolgáltatások folytonosságának felhasználásával. A megfelelő eljárás lehetővé teszi a hosszú távú információk felhasználását az emberi tevékenység különböző területein. Szükség lehet az ártatlanság bizonyítására, ha gazdasági bűncselekménnyel vádolják, vagy meg kell erősíteni a tudományos felfedezésben való részvételt. Minden polgár az archívumhoz fordul, ezek a részlegek nem ismerik az állapotbeli különbségeket.