Végrehajtó irodai munka: dokumentumok és utasítások típusai

A dokumentumokkal való munka fontos minden vállalatnál és intézménynél. A folyamat egyszerűsítése érdekében 2009-ben. a kormány jóváhagyta a szövetségi nyilvántartás szabályait végrehajtó szervek 477. szám (a továbbiakban: szabályok). Tekintsük ennek a folyamatnak az alapelveit, valamint a dokumentumok típusát a szabályok szerint a cikkben.

Egy kis történelem

Az orosz irodavezetés 3 időszakban alakult ki. Ez a forradalom előtti idő, amelyben parancsnoki, kollégiumi és végrehajtó irodai munka volt; a Szovjetunió, amikor Egységes állami rendszert fejlesztettek ki. a rendszer átállt a menedzsment dokumentációs támogatására; modern irodai munka.

A cikkben figyelembe vett irodavezetés az Alexander 1 reformjainak eredményeként jelent meg. A legmagasabb állami intézmények akkor a szenátus, a Miniszteri Bizottság, az Államtanács és a Miniszterek Tanácsa voltak. Tevékenységük a kollegialitáson alapult.

A minisztériumok megalakulásával együtt lendületet kapott a nyilvántartás adminisztratív rendszerének fejlesztése. A szervezeti felépítés ugyanolyan jellegű volt, a vezetői döntéseket kizárólag a meglévő hatáskörbe tartozó tisztviselők hozták. A hierarchia elvét is meghatározták, le, amelyben a funkciókat szigorúan a különböző osztályok tisztviselőinek feladataival összhangban osztották szét. Mindez nagy hatással volt a minisztériumok irodai munkájára.

Vezetői munka tegnap és ma

A szabályok elfogadása előtt a végrehajtási eljárásokra vonatkozó általános utasítás volt. Ezt azonban az Orosz Föderáció Kulturális és tömegkommunikációs Minisztériuma hagyta jóvá, ellentétben az Orosz Föderáció Kormánya által kiadott szabályokkal. Azt kell mondanom, hogy a szabályok voltak az első dokumentum a nyilvántartásról, amelyet ilyen magas szinten fogadtak el.

Ezek a szabályok A következő struktúrákra vonatkoznak:

• A szövetségi szintű minisztériumok, szolgálatok és ügynökségek, amelyeket az elnök vezet, valamint a minisztériumok alárendelt struktúrái.
• A kormány által vezetett minisztériumok, valamint az alárendelt struktúrák.
• A kormány által működtetett szövetségi szintű szolgáltatások és ügynökségek.

Ezek a szabályok A regionális önkormányzatok kapcsolataira is vonatkoznak. Ebben az esetben a dokumentum ilyen széles körű alkalmazást ír elő jogi alapon. A végrehajtó hatóságok irodai munkájára vonatkozó korábban meglévő utasításokat közvetlenül csak a szövetségi ügynökségeknek szánták, de valójában mindenhol alkalmazták, még a nem kormányzati szervezetek is.

A szabályok 6. szakasza kimondja, hogy a dokumentumra vonatkozó kötelező adatok rendelkezésre állnak, amelyeket be kell vonni az elektronikus dokumentumfolyamatba, valamint a keresést és a könyvelést (erről bővebben az alábbiakban ismertetjük). Az eljárás optimalizálása érdekében az egyes osztályokban módszertani utasításokat dolgoznak ki a végrehajtó testületek irodai munkájára vonatkozóan. Bennük minden folyamat meg van adva.

Gyakran a kormányzati szerveknek meg kell felelniük más szervekkel, valamint jogi személyekkel és magánszemélyekkel. E célból a rendelkezéseket a következők vezérlik Kormányhatározatok No. 221 " a szabályok jóváhagyásáról a rendelkezés postai szolgáltatások". Ezekre a normákra különösen akkor van szükség, ha a címzett valamilyen okból igyekszik elkerülni az információkat.

Dekoráció

A végrehajtó hatóságok irodai munkájának szabályait illetően tisztázni kell a következőket. Nem tartoznak azokhoz a dokumentumokhoz, amelyek információkat tartalmaznak az államtitokról. Az utóbbival kapcsolatban más utasításokat alkalmaznak.

. A szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkáját más dokumentumokkal rögzítik a megfelelő utasításban, amelyet az állami szerv szabályok alapján dolgoz ki, figyelembe véve tevékenységének sajátosságait. Az utasítást Az állami ügynökség vezetése hagyja jóvá a területen levéltári ügyek.

A dokumentumok létrehozásának módját a szabályok 3. szakasza ismerteti. Tehát megismétlik a GOST R 6-ban meghatározott bizonyos rendelkezéseket.30-2003 "egységes dokumentációs rendszerek". A vonatkozó dokumentumok a következőképpen kell kiadni:

• Az űrlapokon. Ezek tartalmazzák a részleteket a lap bal felső sarkában, ha a szögletes változatot használják, vagy középen a felső margó mentén-a hosszanti változat használatakor.
• Szabványos A4 vagy A5 lapokon.
• Mint elektronikus dokumentumok.

A szabványos lapokon és nyomtatványokon kiadott dokumentumok margója 20 mm és 10 mm.

Alapvető információk a dokumentumokban

Az űrlapon feltüntetendő részletek listája, valamint egyéb információk a következő adatokat tartalmazzák:

• Oroszország címere.
• Az állami struktúra neve.
• Az, aki aláírja az aláírását.
• A hivatalos.
• Dokumentum típusa.
• A közzététel helye.
• Háttérinformációk a végrehajtó állami struktúráról.
• Címzett.
• Összeállítás dátuma.
• A regisztráció során megadott szám.
• Dokumentum neve.
• Szöveg.
• Alkalmazások listája.
• Keselyű a jóváhagyásról és a jóváhagyásról.
• Vízum és bélyegző vagy másolat hitelesítése.
• Információ az előadóról.
• Megjegyzés az elvégzett ellenőrzésről.
• A teljesítmény jele.
• Megjegyzés, hogy a dokumentum tartalmazza Bizalmas Információk.

A dokumentumok jóváhagyását egy meghatalmazott személy látogatásával végzik. Ha közvetlenül a végrehajtó állami szervben alakul ki, akkor a koordinációt más állami struktúrákkal végzik, majd megfelelő lapot, protokollt vagy levelet adnak ki.

Dokumentumáramlás

A végrehajtó irodai munka dokumentumáramlása a következő dokumentációból áll:

• Bejövő.
• Kimenő.
• Belső.

A küldés és a kézbesítés postai úton, elektronikus kommunikációval vagy futárkommunikációval történik.

Bejövő dokumentumok

A beérkező dokumentumokkal a következő manipulációkat kell végrehajtani:

1. Elsődleges feldolgozás, amelyben a szállítást ellenőrzik, a dokumentumok rendelkezésre állása, elosztása a regisztráció szükségességének elve vagy annak hiánya szerint.
2. Regisztráció. Általában ugyanazon a napon hajtják végre, mint a dokumentum kézhezvételét vagy létrehozását.
3. Megfontolása a végrehajtó testület vezetése által.
4. Átruházás tisztviselőre végrehajtás céljából. Ha több előadó van, akkor a dokumentumot átadják a felelős személynek, a másolatokat pedig elküldik a többieknek.
5. A végrehajtás eredményei szerint a dokumentum elhelyezése az ügyben.

Ha a polgárok fellebbezései formájában lévő dokumentumokról beszélünk, akkor azokat külön kell figyelembe venni.

Kimenő és belső dokumentumok

A végrehajtó állami ügynökség vezetése által megkötésük után létrehozott dokumentumok átkerülnek az irodai munkával foglalkozó szolgálatba. Ott ellenőrzik a tervezés helyességét, teljességét és a szükséges példányszámnak való megfelelést. Ha kiderül, hogy a dokumentumot helytelenül adták ki, akkor visszaadják. A regisztráció az aláírás vagy jóváhagyás után történik – ugyanazon vagy másnap. A szállítás ugyanabban az időkeretben történik.

A dokumentumokat az irodavezetési szolgáltatás használatával továbbítják az osztályok között. A szolgáltatás összefoglalja és elemzi a beérkező, összeállított és kimenő papírok számát, és bemutatja azokat a vezetőségnek.

Dokumentációs Alap

A szövetségi végrehajtó hatóságoknál végzett irodai munka során létrejön egy dokumentumalap, amely a megfelelő időszakban létrehozott dokumentumokból áll. Listájukat az archiválási ügyek területén az állami ügynökséggel dolgozzák ki és koordinálják.

A dokumentumalap létrehozását az illetékes szolgálat végzi az esetek nómenklatúrájának kialakításával, nyilvántartásba vételével, megőrzésével, elszámolásával és az archívumba történő átvitelével. A nómenklatúrával végzett munkát a következő sorrendben végezzük:

1. Összeállítás a végrehajtó állami ügynökség részlegeinek esetei alapján. Az osztályok neve a megfelelő szakaszok neve.
2. A végrehajtó szerv fő szakértői bizottságának, valamint annak vezetőjének jóváhagyása az év során, a következő év elejétől lép hatályba.
3. 5 évente egyszer, koordináció az archív osztály szakértői Bizottságával, ahol a fájlokat állandó tárolásra továbbítják.
4. Koordináció az archívum szakértői bizottságával a struktúra megváltoztatásakor és a végrehajtó tevékenységei állami szerv.

Ügyek kiadása

Az eseteket nómenklatúrájuk és a szabályoknak való megfelelés szerint alakítják ki a dokumentáció rendszerezése, átmeneti megőrzés céljából (legfeljebb tíz évig) vagy állandó jelleggel. A fájlok tárolása vagy megsemmisítése céljából az archívumba történő átvitel előtt a szövetségi végrehajtó hatóságok nyilvántartásának szabályai szerint a létrehozásuk helyén a felosztásban tartják őket.

Az eseteket ideiglenes használatra lehet kiadni a munkavállalóknak. Az időszakot a végrehajtó struktúra vezetője határozza meg. A megadott időszak után vissza kell küldeni az archívumba. Ha a kérelmet más állami szervektől kapják meg, azokat a végrehajtó állami ügynökség vezetőjének vagy helyettesének engedélyével adják ki, akinek hatásköre magában foglalja az ilyen kérdések megoldását.

Bizonyos esetekben a fej engedélyével a dokumentumok visszavonhatók az állandó tároló fájlokból. Ezzel egyidejűleg másolatot készítenek, amelyet a megállapított eljárásnak megfelelően tanúsítanak, valamint a kibocsátás okairól szóló törvényt készítenek.

Az ügyeket a szabályok által megállapított határidőn belül továbbítják. Tíz évnél hosszabb állandó vagy ideiglenes tárolás esetén azokat legkorábban egy évvel, de legkésőbb az érintett osztályokban történő felhasználás vagy tárolás időpontjától számított 3 éven belül szállítják át. A fájlok átkerülnek az archívumba a leltár és a személyzet szerint. De az ideiglenes tárolási fájlok legfeljebb tíz évig nem kerülnek át az archívumba, hanem megsemmisülnek. A leltárt az esetek nómenklatúrája alapján állítják össze.

A nómenklatúra kialakítását, a leltárt, az ideiglenes tárolási esetek nyilvántartásba vételét és megsemmisítését az állami ügynökség határozza meg.

Elektronikus dokumentumok

Az állami végrehajtó szervekben a szabvány mellett a dokumentumkezelést elektronikus formában végzik. Az ilyen dokumentumokat elektronikus digitális aláírásokkal írják alá, amelyeket az 1-FZ "elektronikus digitális aláírásról" szóló törvény alapján alkalmaznak.

Az ilyen dokumentumok fogadását és küldését a végrehajtó irodai szolgálat végzi. Miután megkapta a szolgáltatás ellenőrzi az elektronikus digitális aláírást e dokumentumok hitelessége szempontjából. Amikor a vezetőségnek megfontolásra benyújtott elektronikus dokumentumokat továbbítják, valamint amikor azokat osztályoknak és előadóknak küldik, a regisztrációval kapcsolatos információkat is továbbítják. Mikor megfontolás és jóváhagyás az elektronikus dokumentumokkal történő műveletek megerősítésére szolgáló technikák akkor használhatók, ha a megfelelő aláírást nem alkalmazzák.

A könyvelést a elektronikus dokumentumkezelő rendszer, amelyben az elektronikus dokumentumot egységnek tekintik. A végrehajtott dokumentumokat a nómenklatúra szerint esetekre rendszerezik. Amikor összeállítják, azt jelzik, hogy az ügyet elektronikus formában végzik.

Az elektronikus dokumentáció tárolása és megsemmisítése

A szövetségi végrehajtó hatóságoknál végzett irodai munka utolsó szakasza után (a dokumentumok végrehajtásához) azokat a hasonló papírdokumentumokhoz előírt ideig tárolják. A határidő lejárta után megsemmisülnek. Ezt a folyamatot a végrehajtó állami ügynökség vezetőjének aktusa alapján hajtják végre.

Milyen információkat kell feltüntetni a számvitel során?

Az elektronikus dokumentumok gyors kereséséhez és elszámolásához a következő információkat használják:

• A címzett és a címzett adatai.
• Információ az aláírt tisztviselőről.
• Az elektronikus dokumentum típusa.
• Dátum és szám.
• Az átvétel dátuma és nyilvántartási szám.
• Link a kimenő számhoz és dátumhoz.
• A szöveg címe.
• Index.
• Továbbítási Információk.
• Lapok száma.
• Kérelmek száma.
• Végrehajtási utasítások.
• Információ az előadóról.
• A titoktartás feltüntetése.

Következtetés

A végrehajtó hatóságoknál az irodai munkát jelenleg az elfogadott vonatkozó szabályok alapján végzik Az ország kormánya által. Szerintük a dokumentumok bejövő, kimenő és belső. Mindegyiket a következők szerint állítják össze által létrehozott elvek egy bizonyos formátumú lapok vagy elektronikus dokumentumok formájában, és minden szükséges információval rendelkezik a gyors azonosításhoz, számvitelhez és kereséshez.