A számviteli dokumentumok... A számviteli dokumentumok nyilvántartásba vételének és tárolásának fogalma, szabályai. 402-fz "a számvitelről". 9. Cikk. Elsődleges számviteli dokumentumok

Megfelelő dokumentáció a könyvelés során nagyon fontos a formálás folyamata számviteli információk és adókötelezettségek meghatározása. Ezért a dokumentumokat különös gonddal kell kezelni.

A számviteli szolgáltatások szakembereinek, a független könyvelést végző kisvállalkozások képviselőinek ismerniük kell a papírok létrehozásának, nyilvántartásba vételének, mozgásának, tárolásának fő követelményeit.

A dokumentum fogalma

A számviteli szabályozási aktusok nem teszik közzé a dokumentum fogalmát. Ezért érdemes használni a GOST R ISO 15489-1-2007 által létrehozott meghatározást.

A számviteli dokumentumok olyan azonosítható információk, amelyeket egy tárgyi adathordozón rögzítenek, amelyet egy magánszemély vagy egy szervezet hoz létre, fogad és tárol bizonyítékként az üzleti tevékenységek vagy jogi kötelezettségek megerősítésekor.

Az elsődleges dokumentumok olyan dokumentumok, amelyek kezdeti adatokat tartalmaznak a folyamatokról és műveletekről. Ezek olyan számviteli dokumentumok, amelyek mint az alapja a számviteli tranzakciók végrehajtása.

Az elsődleges számviteli dokumentumok azok a dokumentumok, amelyekkel a gazdasági tevékenység tényeinek nyilvántartásba vétele történik. A "számvitelről" szóló szövetségi törvény ezen fogalmát a cikk szabályozza.

Az összeállításukra előterjesztett fő követelmény az, hogy azokat a gazdasági tevékenység tényének elkövetésekor vagy közvetlenül annak befejezése után kell összeállítani (ha van ilyen lehetőség).

Elsődleges papírok

Az elsődleges számviteli dokumentumot az üzleti tranzakció időpontjában kell elkészíteni — ha ez nem lehetséges-közvetlenül annak befejezése után.

A fő elsődleges dokumentumok a következők:

1. A TORG-12 formájú hajóraklevél.
2. RKO és PKO.
3. Számviteli hivatkozás.
4. Előzetes jelentés.

Az elsődleges dokumentumok fajtái

Egyetlen szabályozási aktus sem tartalmazza a számviteli dokumentumok csoportosítását és osztályozását. A következő típusú számviteli dokumentumok különböztethetők meg, ezek olyan dokumentumok, amelyek figyelembe veszik:

1. Az összeállítás helyei: külső és belső.
2. Használt dokumentumformák: nem egységes (a szervezet által önállóan kifejlesztett formáknak megfelelően létrehozva), egységes (az egységes formák albumában szereplő formáknak megfelelően létrehozva).
3. Az információs média típusai: elektronikus és papír.
4. Adatmennyiség: összefoglaló és elsődleges.
5. A kötelezettségek típusa, számviteli területek, eszközök: készpénzes tranzakciók elszámolása, az eredményszemlélet és a bérek elszámolása, az MPZ elszámolása, az OS elszámolása, egyéb hasonló.

Az elsődleges számviteli dokumentáció formái

A számviteli dokumentumok nyilvántartása a számvitelben elsősorban az egységes és önállóan kifejlesztett formák használata. Sok egységes használata 2013 óta nem kötelező.

Minden elsődleges formát a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia. A használathoz jelenleg a következők kötelezőek:

1. A rakományszállítási szolgáltatások elszámolása (a kormány 272-P).
2. Szerint a számviteli munkaerő, a fizetés (1-P Goskomstat).
3. A készpénzes tranzakciók elszámolása szerint (Goskomstat 88-P, 3210-az Orosz Föderáció bankjánál).

, a Fizetési megbízáshoz a szabványos formanyomtatvány is rendelkezésre áll. Az egységes formanyomtatványok nyilvántartásba vétele során kötelező a számviteli dokumentumok kitöltése, nevezetesen az összes megadott grafikon (sor) kitöltése. Ha bármilyen információ hiányzik, egy kötőjelet kell elhelyezni a megfelelő oszlopban.

Érdemes megjegyezni, hogy a számviteli dokumentumok használatát, amelyek jelenleg nem kötelezőek, továbbra is használják a szervezetekben. Figyelembe véve a vállalkozás belső igényeit, ezek a formák véglegesíthetők. Ezek alkalmasabbá és kényelmesebbé tehetők a konkrét gazdasági intézkedések rögzítésére. Például megtagadhatja a nyomtatási kellékek és az elülső és hátsó jelölések használatát.

Az elsődleges számviteli dokumentumok jóváhagyása

A szervezetek kötelesek jóváhagyni az alkalmazott elsődleges formákat (4 bekezdés 1/2008-PBU). Fontos megjegyezni ugyanakkor, hogy az egységes formák albumához való egyszerű link nem lesz elegendő.

A számviteli politikának fel kell sorolnia a szervezet által használt albumokból származó dokumentumok konkrét típusait, valamint az elsődleges dokumentumok aláírására jogosult személyek listáját.

Az űrlapokat más helyi előírások is jóváhagyhatják. Például az elsődleges számviteli dokumentumok formáinak jóváhagyásával. A számviteli politikának tartalmaznia kell egy linket egy ilyen megrendeléshez.

A számviteli dokumentumok kötelező adatai

A 402-FZ szabályozza az elsődleges számviteli dokumentumok kötelező részleteire vonatkozó követelményeket. Összesen hét ilyen részlet van:

1. A dokumentum elkészítésének dátuma.
2. A neve.
3. A dokumentumot összeállító gazdasági egység neve.
4. A gazdasági tevékenység tényeinek tartalma.
5. A monetáris vagy természetes mérés értéke (mértékegységekkel).
6. Az ügyletért felelős személyek pozícióinak neve.
7. Aláírások a felelős személyek átiratával.

Egyes dokumentumok, amelyek nem elsődleges dokumentáció lehet használni, mint olyan.

Ha a szervezet tükrözi a bérleti költségeket, akkor az ilyen számviteli dokumentumok jogi aktusok és lízingek. a Polgári Törvénykönyv 611. és 622. cikke megállapítja, hogy ilyen esetben kétoldalú jogi aktusokat kell készíteni az elszámoltatható tárgy elfogadásáról és átadásáról. Ha figyelembe vesszük a Polgári Törvénykönyv 753. cikkét, akkor az elsődleges dokumentumok egyoldalú cselekmények lehetnek.

A dokumentáció nyilvántartása a számvitelben

Fontos figyelembe venni azokat a különleges eseteket, amelyek gyakran előfordulnak a dokumentáció elkészítésekor.

A pecsétek használatának megtagadása. A pecsét fő célja a felelős személy által kiadott aláírás igazolása. 2015 óta a vállalkozások nem kötelesek pecsétet tenni. A pecsétre vonatkozó információkat tükrözni kell a szervezet alapszabályában (82-FZ). A pecsét csak a szövetségi rendeletek által meghatározott esetekben szükséges.

A következő dokumentumokon kell szerepelnie: kettős raktári igazolások, munkahelyi balesetek előfordulására vonatkozó cselekmények, a vámhatóságokhoz benyújtott dokumentumok, meghatalmazás, amely lehetővé teszi a jogi személy érdekeinek képviseletét a bíróságokon.

A pecsét nem kötelező követelmény, de jelenlétét az elsődleges számviteli dokumentum formája biztosíthatja, amelyet az üzleti egység vezetője hagy jóvá.

Az a-ban elkészített dokumentumok Idegen nyelv. A dokumentumok kizárólag orosz nyelven fogadhatók el. Ha a dokumentum más nyelven íródott, akkor orosz nyelvre kell fordítani, soronként. A fordítás hitelesítése nem szükséges, kivéve a Hágai Egyezményben előírt eseteket:

1. Nem rubel mérők az elsődleges számviteli dokumentumokban. A számviteli dokumentumokban szereplő költségadatok tükröződhetnek a hagyományos egységekben, pénznemben, rubelben.
2. .

A 402-FZ lehetővé teszi az elsődleges dokumentumok gazdasági egységek általi nyilvántartásba vételét nemcsak papíron, hanem elektronikus formában is.

Az elektronikus dokumentumnak tartalmaznia kell a számviteli dokumentumokhoz szükséges összes kötelező adatot, valamint az elektronikus aláírást.

Az elektronikus aláírások háromféle változatban kaphatók-egyszerű, továbbfejlesztett képzetlen, továbbfejlesztett minősített. A Pénzügyminisztérium szerint e három aláírás bármelyike felhasználható.

, meghatalmazás az elsődleges számviteli dokumentumok aláírására

A szervezet alkalmazottjának joga van aláírni, ha az alábbi dokumentumok egyikét elkészítik:

1. Meghatalmazás az elsődleges aláírására (a Polgári Törvénykönyv 185-189 cikke).
2. Rendelés az aláírás jogáról.

Az aláírási jogot biztosító végzéssel összehasonlítva meghatalmazást lehet kiadni olyan személyek számára is, akik nem a szervezet alkalmazottai. A felek egyetértésével faxot lehet használni az elsődleges dokumentumok aláírására (a Polgári Törvénykönyv 160. cikke).

A dokumentumkezelés ütemezése a számvitelben

A dokumentumáramlási ütemtervet leírásnak kell tekinteni, amely táblázat vagy diagram formájában, a számviteli dokumentumok létrehozásának, mozgatásának, feldolgozásának, tárolásának eljárásai lehetnek. Az ütemterv jóváhagyható a számviteli politika függelékeként vagy helyi szabályozási aktusként. A második esetben a számviteli politikának hivatkoznia kell erre a jogi aktusra.

A dokumentumáramlási ütemtervnek feltétlenül tükröznie kell:

1. A dokumentumok kiadásának, átadásának, feldolgozásának, tárolásának feltételei.
2. A műveletekért felelős személyek pozíciói tükröződnek a dokumentumáramlási ütemtervben (a Pénzügyminisztérium 105-P).

Journal of primary documentation accounting

Az ilyen napló vezetése inkább a racionális dokumentumkezelés szabálya, mint a számvitel. Az szükséges számviteli dokumentumok nyilvántartása-bejövő és kimenő elsődleges dokumentumok. A szakértők azt tanácsolják, hogy hasonló naplót vezessenek olyan esetekben, amikor a könyvelést speciális számviteli programok használata nélkül végzik.

Például az 1C használatakor dokumentációs napló generálható és kinyomtatható, amint szükséges. Tehát az átvételi dokumentumok nyilvántartása megjeleníti a beszállítók dokumentumait, a készpénzdokumentumok nyilvántartását, illetve a vállalkozás pénztárgépének dokumentációját.

A számvitel, az adószámítással ellentétben, lehetővé teszi a gazdasági tevékenység tényeinek tükrözését hiányában elsődleges számviteli dokumentumok, de csak akkor, ha később érkeznek.

Ebben az esetben a gazdasági tevékenység tényeit a becsült érték felhasználásával kell tükrözni a számvitelben. Amikor egy dokumentum megérkezik, nem fordítja meg. Csak az átvétel dátumát kell módosítani.

Ezt a megközelítést a Pénzügyminisztérium 21/2008-PBU, 119n-P, A nap AKPI16-443-R szabályozza.

Az eljárás alóli kivétel a közvetítői ügyletekkel kapcsolatos dokumentumok. A közvetítő köteles átadni az összes dokumentációt. Azokban az esetekben, amikor a befejezett ügyletről szóló jelentés hibák vagy pontatlanságok feltételezésével készül, a megbízónak joga van kifogást emelni a kézhezvételtől számított 30 napon belül (a Polgári Törvénykönyv 999, 1008 cikke).

A számviteli dokumentumok tárolása és megsemmisítése

Az elsődleges Tárolás sorrendjét a Kulturális Minisztérium 558-P határozza meg. A dokumentáció teljes tárolási ideje a 402-FZ szerint "A könyvelésről", 9. cikk, jelentése 5 év. A vállalkozás vezetője felelős a dokumentáció tárolásának megszervezéséért.

Egyes dokumentumokat hosszabb ideig kell megőrizni:

1. Az ingó vagyon megszerzéséről-legalább 10 év.
2. Ingatlanügyletekhez-határozatlan ideig.
3. Osztalékfizetési kimutatások és utazási igazolások üzleti utakra a Far North régióban-75 év.

Ha a belső számviteli dokumentumok tárolási ideje lejárt, megsemmisíthetők. A megsemmisítés lehetőségéről évente létrehozott vagy állandóan eljáró szakértői Bizottságnak kell döntenie. Egy ilyen Bizottság tevékenységének eredményei szerint jogi aktust kell készíteni, amely tükrözi a megsemmisítendő dokumentumok listáját.

A társaság a dokumentációt önállóan vagy a erre a célra szakosodott szervezet.

Az elsődleges Tárolás felelőssége

A büntetések bruttó jogsértések számviteli és pénzügyi beszámolási követelmények. Az egyik legdurvább dokumentum a kötelező elsődleges számviteli dokumentumok hiánya, számviteli nyilvántartások, számviteli kimutatások, valamint egy gazdasági egység könyvvizsgálói véleménye.

Ha ilyen jogsértéseket észlelnek, bírságot szabnak ki a következő összegekben:

1. Tisztviselők-5-10 ezer. rubel.
2. A tisztviselők ismételt megsértése-10-20 ezer. rubel vagy kizárás 1-2 évig.