Az elektronikus archívumok... Az információ tárolásának fogalma, típusai és módszerei

Sok minden történik a világon. Információ fogadása és továbbítása. De nagyon fontos, hogy az információ mentésre kerüljön. A papírra történő írás az első módja az információk emlékezésének. Az ősi idők óta vannak archívumok. Köszönjük nekik, hogy az elmúlt évek történetéből annyi tény ismert. A modern világban szokás, hogy az információkat felhasználják számítógép vagy elektronikus adathordozón. Az ilyen tárolás speciális dokumentumokon keresztül történik. Elektronikus archívumnak hívják. . Ezután megvizsgáljuk a szervezetük elvét, a felhasználási szabályokat és a fajtákat.

A koncepció

Tehát az archívumot strukturális szervezetnek nevezik, amely bizonyos dokumentációkat tárol, kiegészít és nyilvántartást vezet. Ez lehet egy magánszemélyre vagy intézményre vonatkozó információ.

Az elektronikus archívum olyan információtároló rendszer, amely lehetővé teszi a vállalkozás munkafolyamatainak automatizálását és javítását. Ezek a számviteli, műszaki, személyzeti és egyéb dokumentumok. Egyszerűsíti a szükséges papír keresését és nagy mennyiségű helyet szabadít fel. Nézzük meg, mi az archívum.

Az archívum szükségessége

Milyen célokra van szükség a szervezet dokumentumainak elektronikus archívumának létrehozására:

• Fontos információk tárolása. A megfelelően konfigurált rendszer megbízhatóan védi az információkat. A szállítás, az átadás vagy a tűz során bekövetkező veszteség lehetősége szintén kizárt.
• A kívánt dokumentum automatikus keresési móddal történő keresésének folyamata jelentősen felgyorsul. Az információ keresésének ideje csökken.
• Garantálja a hozzáférés ellenőrzését, a dokumentum biztonságát, valamint nem teszi lehetővé annak jogosulatlan módosítását. A használati jogok korlátozhatók, ami lehetővé teszi a műveletek ellenőrzését.
• Minden dokumentáció rendszerezett.
• A vállalkozás számára szabványokat, dokumentumok osztályozását, valamint megrendelést fejlesztenek ki. Az a képesség, hogy hozzon létre egy egységes adatbázis bármely szintű szervezet. Nyereséges megoldás egy nagyvállalat számára.
• Gyakorlati. Csak kezeljen bármilyen dokumentumot. Könnyű hozzáférést biztosítani.

Az elektronikus archiválási rendszer műveletei

Az elektronikus archívum főbb tevékenységei:

1. Dokumentáció mentése.
2. Regisztráció.
3. A szükséges adatok megadása.
4. Az információ felhasználásának képessége, valamint saját belátása szerint szerkesztheti.
5. Az információk kezelése szükség szerint.
6. A csapat dokumentumaival való együttműködés képessége.

Adjunk hozzá még néhány jelentős archív funkciót:

• A szükséges dokumentum bemutatása és megőrzése.
• Egyszerű keresés és böngészés.
• Nyomtatási lehetőség.
• Egyszerű és gyors módja a megfelelő dokumentum megtalálásának.
• Képtelenség törölni.
• Megengedett a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása.
• Mentés és mentés lehetséges.
• A létrehozás történetének megtekintésének funkciója, a dokumentumban végrehajtott változtatások átvétele.
• Integráció a meglévő rendszerekkel.

A teremtés szakaszai

Meg kell vizsgálni, hogyan jön létre az elektronikus archívum. A kialakulásának szakaszai a következők:

• Elemezze a vállalat tevékenységét. Konfigurálja a rendszert úgy, hogy az lefedje az összes munkafolyamatot.
• A rendszer használatára vonatkozó szabályok kidolgozása. Prioritás beállítása programok.
• Adja meg a feltöltés lehetőségét. A meglévő információk optimalizálása.
• A dokumentumokat be kell szkennelni vagy elektronikus formába kell konvertálni.
• Ezután új adatokat kell megadnia, regisztrálnia kell és kapcsolatot kell létesítenie más objektumokkal.

Archívum kialakítása

Az információk elektronikus archívumba történő beviteléhez szükséges:

• Azonosítsa azokat a részlegeket, amelyek információinak továbbítását és megőrzését igényli az archívumban.
• Határozza meg az esetek összetételét.
• Végezze el az információ továbbításának minden szakaszát.

Az információk elektronikus archívumban történő tárolásának első szakasza a következő lépéseket tartalmazza:

• Átalakítás a kívánt formátumra.
• További fájlok csatolása: tanúsítványok, elektronikus aláírások, alkalmazások.
• Az ügy indexének, az oldalak számának, a címeknek, a dátumoknak a megadása.
• Leltár létrehozása.

Az információkat, valamint papíron, ellenőrizni kell. Az elektronikus adathordozón végzett vizsgálatot a következők figyelembevételével végzik:

• Hitelesség.
• Digitális aláírás elérhetősége.

Az információkat külön feldolgozás nélkül kell feldolgozni és reprodukálni szoftver Tárolás. A tárolási funkciót legalább 10 évig kell konfigurálni.

Archív alrendszerek

Meg kell jegyezni, hogy mi az elektronikus rendszer. A hardver része a következőket tartalmazza:

• Rendszer Szerver.
• Munkaállomások.
• Hálózati berendezések.

Az alrendszerek munkáját nem lehet egyértelműen megkülönböztetni.

Az alrendszerek jellemző funkciói:

• Beolvasott dokumentumok bevitele, feldolgozása, a dokumentáció elektronikus formában történő fordítása.
• Az eredetileg elektronikus formában létrehozott dokumentumok bevezetése.
• A dokumentáció hosszú távú tárolása.
• Hardver Menedzsment Alkalmazások.
• Beolvasott dokumentumok feldolgozása.

Hogyan lehet megkönnyíteni az információ tárolását és cseréjét a vállalkozásban

Az elektronikus archívum szervezése lehetővé teszi a vállalat számára, hogy optimalizálja a vállalat tevékenységét. Nemcsak a számviteli és gazdasági dokumentációt, hanem a nyitott programokat is tartalmaznia kell:

• Hangfájlok.
• Videó.
• Fotó.
• Hangposta.

Van egy szabályozási-módszertani keret, amely jogalkotási szinten szabályozza az archívummal való munkát:

• A Dokumentációs Intézet és "Ajánlások megszerzése, könyvelése és szervezése tárolása elektronikus dokumentumok a levéltár szervezetek" tették közzé.
• Az Orosz Kulturális Minisztérium végzésével 31.03.2015 No. 526 jóváhagyott " az Orosz Föderáció levéltári alapja és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok állami hatóságok, , helyi önkormányzatok szervezetek".

Fajták

A következő típusú elektronikus archívumok léteznek:

• A vállalkozások számára levéltári nyilvántartás szükséges.
• Pénzügyi és gazdasági dokumentáció-könyveléshez és kifizetésekhez.
• Projekt dokumentáció.
• Szabályozási dokumentumok-szabványok, szerzői jogok, szabályozási keret.
• Műszaki dokumentáció.
• Jogi dokumentumok, szerződések.
• Személyzeti dokumentáció. Munkaszerződések, személyes iratok, megrendelések, megrendelések a vállalaton belül.
• Tervdokumentáció. Rajzok.

Az elektronikus archívumok lehetőséget nyújtanak az információk tárolására. Hogyan lehet optimalizálni ezt a folyamatot, tovább fogunk beszélni.

Információk tárolása az archívumban

Az információ biztonságának garantálása érdekében ezt a rendszerfejlesztés szakaszában kell gondoskodni. Az elektronikus archívum tárolásához szükséges:

• Hozzon létre jobb feltételeket a Média tartalmához.
• Hozzon létre egy rendszert az információk archívumba helyezésére.
• Rendszeresen ellenőrizze az objektumok elérhetőségét és tárolási körülményeit.
• Ellenőrizze a média állapotát.
• Biztonsági mentések létrehozása.
• Fejleszteni kell az információk modernebb médiára történő fordítására és átírására szolgáló rendszert.
• Figyelje a vírusprogramok megjelenését az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében.

Ezeknek a feltételeknek való megfelelés megvédi és megőrzi az Ön adatait.

Archív Programok

Az elektronikus archívumok programok tárolásra dokumentumok, amelyeket optimalizálni kell a művelethez egy adott vállalkozás. Adjon hozzá néhány funkciót, távolítson el néhányat. Táblázatok formái, mintaformák hozzáadhatók és módosíthatók.

Az elektronikus archívum olyan program, amely szükséges, hogy munka a GOST szabványokkal, SNiP-kkel, szabványokkal, megállapított szabályokkal és követelményekkel.

Lehetővé teszi, hogy könnyen megtalálja az előző évek szükséges dokumentumát.

A program tartalmazza:

• Elektronikus dokumentumkezelés.
• A jelenleg hatályos dokumentumok tárolása.
• Linkek létrehozása hálózati mappákhoz.
• Beolvasott dokumentumok és képek mentése.
• A dokumentum regisztrációjának lehetősége.
• Exportálás Excelbe.
• A dátum beállítása a dokumentumok létrehozásakor és elhelyezésekor.
• Egyszerű és egyszerű keresés a kívánt dokumentumot a kiválasztott paraméter.
• A dokumentumok közötti kapcsolatok létrehozása.
• A dokumentumok kiadásának története a munkavállalóknak.
• Dokumentumok kezelése helyi hálózaton keresztül.
• Különböző színek használata a dokumentumok állapotok vagy kategóriák szerinti felosztásakor.
• Az egyes dokumentumokhoz való hozzáférési jogok megkülönböztetésének képessége.

Levélarchívum

Vegye figyelembe az e-mail archívum pozitív aspektusait:

• A bejövő üzenetek megrendelésre kerülnek.
• Könnyű megtalálni a szükséges levelet.
• A kapott információk biztonságának garantálása.
• Irodai menedzsment folyamatok optimalizálása.
• A biztonsági mentés lehetővé teszi az információk biztonságos tárolását véletlen törlés esetén.
• A már elbocsátott alkalmazottak üzenetei mentésre kerülnek. Használható a belső konfliktusok tisztázására.

Ismeretes, hogy az e-mail archívumból származó információk felhasználhatók a bíróságon.

Ha e-mailt küld a webhely e-mail címére, akkor az automatikusan átmásolódik a webhely tulajdonosának címére. Ily módon megtekintheti a fogadott vagy elküldött üzenetek e-mail címeinek archívumát.

Néhány tipp az e-mail üzenet archiválásához:

• Az e-maileket az e-mail szerveren kell tárolni.
• Ha nincs archiválási funkció, a levél dokumentumként menthető, majd archiválható.
• Célszerű külön mappát létrehozni az archívum számára.
• Áthelyezés a menteni kívánt információkat át kell helyezni.
• Beállíthatja az automatikus archiválást egy bizonyos típusú információhoz.
• Az archiválás segít a dátum, esemény mentésében.
• Használja a szükséges levél gyors keresésének funkcióját az archívumban.

Az e-mailben történő archiválás lehetővé teszi a postafiók időben történő ürítését az új információk beérkezéséhez vagy még fontosabbhoz. A mappák csak arról a számítógépről érhetők el, amelyen archiválták őket.

Állami Levéltár

Az állami elektronikus Archívum egyetlen adatbázist tárol a tudományos referenciakészülékekről, valamint az elektronikus képekre mutató linkekről.

Az elektronikus archívumok lehetővé tették egy olvasóterem létrehozását terminálgépekkel. Korábban az információkat hetekig, hónapokig kellett keresni, de most már csak néhány perc vagy másodperc.

A számítógépes technológiának köszönhetően a fő archívumot elektronikus formává alakították át. A dokumentum leltár könnyen lefordítani egy igazi dokumentum.

Az információ-keresési rendszer az állami archívum a következő formában jelenik meg:

• Regisztrációs kártyák levéltári ügyek.
• Az elektronikus készletek képe.
• A levéltári alapok elektronikus biztonsági mentése.

A régió elektronikus archívuma a következő feladatokat látja el:

• Hozzáférést biztosít a digitalizált dokumentumokhoz és azok biztonságához.
• Papíralapú dokumentumok elektronikus másolatait hozza létre.
• Optimalizált automatikus keresést biztosít a szükséges információkhoz.
• Távoli hozzáféréssel rendelkezik a tároló dokumentumokhoz.

Információ tárolási módszerek

Nézzük meg, hogyan a digitális információkat jelenleg tárolják:

• Ezeket optikai lemezeken rögzítik. Hátránya, hogy az információ mennyisége korlátozott. Egyes eszközök nem olvasnak. Lehetséges a mechanikai sérülés és az információvesztés.
• Felvétel USB flash meghajtóra, memóriakártyára. Az információ mennyisége is korlátozott. Nagyon sokoldalú a számítógépekhez való csatlakozáshoz. Mechanikai sérülésektől védett.

• Írás egy kemény mágneses lemezre. Kényelmes és praktikus, de az eszközök túlmelegedhetnek. Tartalmaz egy nagyon nagy mennyiségű információ.
• Automatikus biztonsági mentések létrehozása. Információk archiválása és mentése merevlemezre.

Van-e jogi erő az elektronikus dokumentumban

Szeretnék kitérni az elektronikus dokumentumok jogi jelentőségére. Az árnyalatok a következők. Elektronikus digitális aláírás (EDS). csak akkor szükséges, ha rendelkezésre áll, a dokumentum jogi erővel bír.

Az EDS kiadásához fel kell vennie a kapcsolatot a tanúsító központtal az ilyen dokumentumok kiadásának engedélyével. Itt kaphat egy kulcsfontosságú tanúsítványt.

Az elektronikus dokumentumok tárolására vonatkozó eljárás:

• Biztosítani kell a jogosulatlan hozzáférés és javítások elleni védelmet.
• Minden érdekelt személynek hozzáférnie kell.
• Meg kell őrizni az elektronikus dokumentum hitelességének megerősítésének képességét a megőrzési időszak alatt.
• Lehetővé kell tenni a dokumentum másolatának papíron történő benyújtását.

Az egyes államokban a dokumentumok elektronikus archívuma saját szabványokkal és módszerekkel rendelkezik az ilyen típusú dokumentumáramlás végrehajtására.