A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések eltarthatósága: a megrendelések meghatározása, osztályozása, szabályozási keret és levéltári üzlet

A gazdasági tevékenységet, sőt bármely vállalkozás és szervezet működését hatalmas számú belső használatra szánt dokumentum szabályozza. Ezeknek a papíroknak a többségét a megállapított eljárásnak megfelelően ártalmatlanítják, de az alapvető tevékenységekre vonatkozó megrendelések eltarthatósága nem korlátozott. Más szavakkal, az igazgató és a felső vezetők adminisztratív dokumentumait véglegesen tárolják, és csak akkor kerülnek át az archívumba, ha a jogi személyt felszámolják. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a nyilvántartás és a számvitel alapelveit. A fő tevékenység megrendelésére összpontosítunk (eltarthatósági idő).

Általános rendelkezések

A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések eltarthatósága nem korlátozott. A szervezet vezetése köteles ezeket a dokumentumokat a szabályozó vagy igazságügyi hatóságok kérésére benyújtani. Nehéz túlbecsülni az értékpapírok ezen kategóriájának fontosságát. A történelem ismeri azokat az eseteket, amikor a személyzetre és a fő tevékenységre vonatkozó megrendelések hiánya egy bizonyos időszakra vezetett egy vállalkozás csődje esetén. Ezért különös figyelmet fordítanak az ilyen típusú dokumentáció megőrzésére.

Függetlenül attól, hogy a jogi személy melyik tevékenységi területhez tartozik (ipari termelés, , szolgáltatásnyújtás, , oktatási szervezet), a fő tevékenységre vonatkozó megrendeléseket általában a jogi osztályon tárolják. Az eredetikről beszélünk. Ezek másolatait át lehet adni a megfelelő osztályoknak végrehajtás céljából. Itt maradnak a következő időben.

Hol tárolják a dokumentációt?

Világosan el kell különíteni a személyzeti kérdéseket szabályozó parancsokat és a fő tevékenységet. Ezek messze nem egyenértékű fogalmak. Ha az előbbit a szervezet személyzeti osztályán kell tárolni, akkor az utóbbit, amint azt már említettük, a jogi osztályon. Ez elkerüli a zavart, és gyorsabban megtalálja a szükséges dokumentumokat.

A tároló létrehozásának jellemzői

Az archívum szervezése nagyon-nagyon nehéz kérdés. Csak a szükséges végzettséggel rendelkező személy (levéltáros, levéltári szakember, hivatalnok), valamint munkatapasztalat képes lesz ezt a feladatot minőségileg elvégezni. Ezért a nagy szervezetek és vállalkozások munkatársainak archívumkezelővel kell rendelkezniük. Célszerűbb, ha a kisvállalkozások szerződés alapján bérelnek egy személyt a dokumentumok tárolásának megszervezésére a vállalkozásnál. Mint a gyakorlat azt mutatja, a probléma önálló megoldására tett kísérletek nagy problémákká válnak a szabályozó hatóságokkal.

Általános szabály, hogy a szervezet fő tevékenységét szabályozó megrendeléseket minden mástól elkülönítve tárolják, a jogi osztályon. Ez azonban csak elméletben van, minden ilyen típusú papírt örökre tárolni kell. A gyakorlatban időszakos tisztítást végeznek, és minden olyan dokumentumot megsemmisítenek, amely elvesztette relevanciáját.

Természetesen ehhez egy bizonyos eljárást kell követni. Külön bizottság jön létre, amely végleges döntést hoz a dokumentáció ártalmatlanításáról. A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések megsemmisítése csak akkor lehetséges, ha az egyik feltétel teljesül:

• a dokumentum érvényességét egy másik megrendelés felfüggeszti vagy teljesen megszünteti;
• a dokumentumban meghatározott érvényességi idő lejárt.

Az újrahasznosítási Bizottságnak szükségszerűen magában kell foglalnia minden olyan osztály képviselőit, amelyek tevékenységét közvetlenül vagy közvetve érinti a vizsgált dokumentumok.

A dokumentumok másolatainak tárolásának jellemzői

Az irodai munka területén hatályos jogszabályoknak megfelelően nemcsak a papírok eredeti példányait kell megőrizni. Ugyanez vonatkozik a hitelesített második példányokra is. A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések másolatainak eltarthatósága azonban eltérő. Ez pedig nagyon logikus. Idővel a dokumentációra való hivatkozások száma exponenciálisan csökken, és nincs értelme hatalmas mennyiségű papírt tárolni, és ez egy meglehetősen drága cikk. Előre nem látható körülmények esetén az eredeti dokumentumokat a jogi osztály archívumából kérik . Ezenkívül bizonyos esetekben a dokumentumok másolatainak (még akkor is, ha a szervezet pecsétjével igazolják) nincs jogi erejük, ami azt jelenti, hogy archiválásuk elveszíti minden jelentését.

Általában az ilyen esetek eltarthatósága három év. Bár ez a szám változhat. Néha ajánlott a másolatok megőrzése, amíg az eredeti dokumentumok megsemmisülnek.

A papírok archiválásának néhány jellemzője

A szervezet fő tevékenységét szabályozó dokumentumokat a vállalkozás fennállása alatt tárolják. Azonban, mint minden szabály esetében, vannak kivételek. Az a tény, hogy csak azoknak a szervezeteknek, amelyek részt vesznek az állami levéltári intézmények pénzeszközeinek kialakításában, sok évtizeden át meg kell őrizniük a dokumentációt. Az intézmények és vállalkozások nagy része nem vesz részt ebben a tevékenységben. Az ilyen szervezetekben az "állandó tárolás" jelöléssel ellátott dokumentumokat csak tíz évig kell tárolni, ezt követően ártalmatlaníthatók. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a levéltári Tárolás kiszámításának időtartama a dokumentum közzétételének évét követő év első naptári napjával kezdődik.

Az eltarthatósági idő kiszámításának jellemzői

A kérdést szabályozó törvények és rendeletek nagyon homályosak és átláthatatlanok, ezért különböző módon értelmezhetők. Nem világos, hogy az ilyen hibákat miért nem javították ki a törvény kidolgozásának szakaszában. Rendelkezéseivel összhangban a megőrzési időszakokat a dokumentáció "létrehozásának napjától" kell meghatározni. De ezt soha nem gyakorolták a hazai levéltári gyakorlatban. A külföldi levéltári intézmények szintén nem számítanak attól a pillanattól kezdve, hogy a megrendelést a vezető aláírja, hanem a naplóba történő regisztrációt, hanem a következő naptári évtől.

A dokumentumok tárolásáért felelős személy megváltoztatásának jellemzői

Az élet nem áll meg, előbb-utóbb szükség van egy új személy kinevezésére, aki felelős a vállalkozás archívumáért. A tapasztalt és jól bevált alkalmazottak egy része nyugdíjba vonul, néhányan családi okokból lemondanak.

A felelős személy megváltoztatásának eljárása szigorúan szabályozott. Az igazgató parancsára külön bizottság jön létre. Az archívumban található összes dokumentáció elfogadásáról és átadásáról szóló okirat kerül kiadásra. Az említett bizottság minimális összetétele három ember. A dokumentumok jegyzékének elkészítése mellett, amelyek eltarthatósági ideje még nem járt le, a bizottsági tagok feladatai közé tartozik a papírok biztonságának és állapotának ellenőrzése. Az említett jogi aktust a munkavállaló írja alá, aki átadja és fogadja a fájlokat tárolásra.

A szervezet fő tevékenysége

A hatalmas számú papír közül mindig csak a fő tevékenységre vonatkozó dokumentumokat és megrendeléseket kell megőrizni. Melyik irányok ezek, felmerül a kérdés? Ez a kategória mindenekelőtt magában foglalja a vállalkozás belső struktúrájának átalakítására vonatkozó megrendeléseket az egyes szerkezeti elemek egyesülése (felosztása) eredményeként. Az üzemmód megváltoztatása fontos döntésekre is utal. Az ilyen iratokat a jogi osztályon is meg kell őrizni.

Ez a kategória magában foglalja a megrendeléseket is:

• célja a rendszer javítása a munka szakmai fejlődéséről a szervezet irodai munkatársai;
• a munkahelyek és a munkavállalók tanúsításáról;
• a személyzet létszámcsökkentéssel kapcsolatos elbocsátásáról;
• a berendezések (állóeszközök) elfogadásáról a vállalkozás mérlegében;
• a szervezet vagyonának és (vagy) vagyonának nyilvántartására vonatkozó bizottság létrehozásáról.

Ez pedig messze van a fő tevékenység megrendelésének teljes összetételétől.

Az archívum szervezésére vonatkozó követelmények

A megbízások besorolása az értékpapírok szokásos eltarthatóságán alapul. Ennek a mutatónak a meghatározásához az ügyintézők a szervezetek dokumentációjának speciális listáját használják. Meg kell mondani, hogy bizonyos esetekben az egyes szervezeteknek saját szervezeti egységeik vannak a papírok tárolására, figyelembe véve a munka sajátosságait és az ipar sajátosságait. Vessünk egy közelebbi pillantást.

A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések eltarthatósága nem korlátozott. Más szavakkal, az ilyen jellegű dokumentációt a szervezet fennállása alatt archiválják – az állami szerveknél történő nyilvántartásba vétel pillanatától a felszámolás pillanatáig. Más iratokat nem szabad megsemmisíteni 75 évig (személyi kérdésekkel kapcsolatos dokumentumok), vagy öt évig (minden más megrendelés).

A hosszú távú tárolásra szánt dokumentumokat külön fájlokban kell benyújtani. Ezzel elkerülhető a felesleges szóváltás utána.

A kialakult papírkészlet a megállapított szabályoknak megfelelően saját speciális titkosítással rendelkezik, amely a legtöbb esetben betűk és számok kombinációjából áll.

Dokumentumok tárolása elektronikus adathordozón

A mi időnkben információs technológiák egyre népszerűbbek. Egyre több progresszív menedzser inkább elektronikus formában tartja a vállalat dokumentumáramlását. A valóság az, hogy még egy szövegszerkesztőbe beírt megrendelés is, amely felhatalmazott személy elektronikus aláírásával rendelkezik, jogi erővel bír. Meg kell mondani, hogy a legtöbb igazgató és felsővezető, különösen az állami tulajdonú vállalatoknál, inkább a hagyományos módon, papír és tinta felhasználásával végez üzleti tevékenységet. Az új generáció érkezésével azonban a helyzet radikálisan megváltozik.

A megállapított normáknak megfelelően a dokumentumok elektronikus másolatait ugyanabban az időszakban kell tárolni, mint a hasonló hagyományos papíralapú dokumentumokat.

Hol kell keresni a fő tevékenységre vonatkozó megrendelések tárolására vonatkozó szabványokat?

Az Orosz Föderáció "levéltári üzletről" szóló törvénye a dokumentumok tárolásának megszervezésére vonatkozó szabályok fő forrása, mind a vállalkozásnál, mind az állami levéltárakban. Jelenleg a változata május 23, 2016 van érvényben. A törvény maga lépett hatályba október 22, 2004. Meg kell jegyezni, hogy nemcsak a szakosodott levéltári intézmények, az állami tulajdonú vállalkozások, hanem a magánvállalkozások is kötelesek betartani az említett törvény normáit.

A fő tevékenységre és más fontos és hasznos információkra vonatkozó megrendelések összetételét a speciális "szabványos dokumentumok listája"tartalmazza. Ez az iparági szabályozási jogi aktus részletes jellemzőket és követelményeket tartalmaz a vállalkozás gazdasági (vagy bármely más) tevékenysége során kialakult értékpapírok nyilvántartásba vételére. A dokumentum fejlesztője Az Orosz Kulturális Minisztérium. A jóváhagyás időpontja az említett lista augusztus 25, 2010. Jelenleg a kiadás február 16, 2016 érvényes.

Egyes különleges státuszú szervezetekben az archiválási tevékenységet külön iparági előírások szabályozzák.

A fő tevékenység megrendelési könyvének eltarthatósága

A megállapított követelményeknek megfelelően minden megrendeléshez egyedi számot rendelnek, a kimenettel kapcsolatos megjegyzést pedig egy speciális naplóba írják be. A dokumentumok számozásakor ajánlott az ábécé használata a kényelem érdekében. Például az OD latin betűk a rendelési szám elején azonnal világossá teszik, hogy a dokumentum szabályozza a szervezet fő tevékenységét. Csak miután a megfelelő bejegyzést a naplóba tette, a dokumentum jogilag jelentős lesz. Ezzel szemben, ha nincs bejegyzés a regisztrációs naplóban, a megrendelés csak egy darab papír lesz. Ebben az esetben jelentőségét megkérdőjelezik bírósági vagy egyéb esetekben.

A rendelési napló rendkívül fontos elem, nem kevésbé jelentős, mint maguk a megrendelések. A dokumentumok listájának osztályozásával és a jogszabályok követelményeivel összhangban azokra utal, amelyeket a szervezet fennállása alatt (azaz folyamatosan)meg kell őrizni. Így a fő tevékenység igazgatójának megbízásainak eltarthatósága és a megrendelések nyilvántartásának naplója "állandó".

A magazin kialakításának jellemzői

A cikk többször hangsúlyozta egy ilyen dokumentum fontosságát, mint a fő tevékenység megrendelésének könyvét. Néha magazinnak hívják. Elfogadható mindkét név használata. Ennek a dokumentumnak a kiemelkedő fontossága ellenére nincs egységes formája. Bármely szervezetnek joga van saját belátása szerint megtervezni oldalait. , A legfontosabb dolog az, hogy a következő oszlopoknak kell lenniük a könyvben – a megrendelés száma és a Regisztráció dátuma (Hatálybalépés), a dokumentum tartalmának tézisleírása.