Mi az elsődleges dokumentáció a számvitelben? A kitöltés meghatározása, típusai, jellemzői és követelményei

Bármely vállalkozás számviteli osztálya foglalkozik az elsődleges jelentésekkel. A számviteli elsődleges dokumentáció listája számos kötelező dokumentumot tartalmaz. Mindegyik az üzleti folyamat szakaszaihoz kapcsolódik. Ha a szervezet alkalmazottai nem vesznek részt az elsődleges dokumentáció karbantartásában "1C: Számvitel", a vállalat kézzelfogható szankciókra vár.

Mi ez?

Az elsődleges dokumentáció könyvelése a számvitelben kiemelt feladat. Az ebben az irányban végzett összes tevékenységet a szövetségi törvény szabályozza "A könyvelésről". Tehát a kilencedik fejezet első bekezdésében azt mondják, hogy a vállalat gazdasági tevékenységének különböző epizódjait tükröző vezetői dokumentum által megfelelően végrehajtott és hitelesített dokumentumok az elsődleges dokumentációnak tulajdoníthatók. Egyébként ezeket az epizódokat hívják:

• pénz fogadása a vállalkozás által nyújtott árukért vagy szolgáltatásokért;
• a beérkezett árukra vonatkozó pénzeszközök átutalása.

Így a számviteli részleg elsődleges dokumentációjának kötelező listája mellett további. Általában a vállalat vezetésének kérésére állítják össze. Olyan űrlapokat írnak be benne, amelyek információkat tartalmaznak a pénzügyi alapokkal nem rendelkező ellentételezésekről.

Az elsődleges dokumentációval való munkavégzés jellemzői a számvitelben

Az első dolog, amit meg kell figyeljen, az, hogy minden formája "elsődleges" kell társítani a pénzátutalás. Ezért ebben a listában nem szükséges meghatalmazást felvenni a következőkre dokumentumok fogadása.

Az ilyen típusú értékpapírok tárolása az aláírástól számított legalább öt évig történik. Az adóellenőrzések során az ellenőr elsődleges dokumentációt igényel egy-három évig. Így hosszabb távú papírokat el lehet küldeni az archívumba tárolás céljából. Öt év elteltével teljesen ártalmatlaníthatók. A pusztítás "az elsődleges" a társaság belső alapszabályának és az ország jogszabályainak megfelelően történik. Ez az eljárás meglehetősen bonyolult és időigényes. Ezért sok vállalkozás tartja "az elsődleges" mindaddig, amíg van hely a számviteli osztályon. Az oroszországi archívumban lévő papírok tárolási ideje nem korlátozott.

Lista

Ahhoz, hogy megértsük, mi a könyvelés elsődleges dokumentációja, tudnia kell, hogy milyen típusú dokumentumokat tartalmaz. Emlékeztetni kell arra, hogy a pénzeszközök mozgásával kapcsolatos értékpapírokról beszélünk. Itt található egy lista arról, hogy mi szerepel a könyvelés elsődleges dokumentációjában:

1. Szerződés.
2. Fizetési számla.
3. Készpénz-és árutőzsdei bevételek.
4. Szigorú jelentési formák.
5. ApCsel.
6. Számlák.

Az elsődleges dokumentumokról részletesebb információkat a következő bekezdések tartalmaznak.

Szerződés

Ez a tétel sok vitát okoz a számviteli osztály alkalmazottai között. Az a tény, hogy a számviteli osztály elsődleges dokumentációját mindenképpen meg kell őrizni, de a szerződések néha ügyvédekkel vagy akár a személyzeti osztályon is rendeződnek. De van egy másik oldala az éremnek. Végül is a szerződés az, ami az alapja a cash flow-khoz kapcsolódó tranzakció végrehajtása.

Számla

Ez az űrlap a könyvelés elsődleges dokumentációjára utal. Az üzleti folyamat minden résztvevője tudja, mi a számla. Valójában ez a dokumentum az alapja a kapott áruk vagy szolgáltatások pénzátutalásának. Ha az egyik fél elfogadja a számlát, ez azt jelenti, hogy hallgatólagosan vállalja a tranzakció lebonyolítását. Tartalmazhat információkat a korábban elért megállapodásról is. Nem csak ezek az adatok szerepelnek a számlán, hanem a pénzeszközök visszatérítésének eljárása is, ha erre szükség van.

Hajóraklevél

Ez a cikk az elsődleges dokumentáció egyik legfényesebb képviselője a számvitelben. Az a tény, hogy benne van a Vevőnek szállított áruk teljes listája. Ebben az esetben mind a késztermékekről, mind a nyersanyagokról beszélünk. A hajóraklevél korlátlan számú példányban készül. Ez a pont nem rendelkezik egyértelmű szabályozással, valójában csak azon alapul, hogy hány félnek van szüksége ilyen típusú dokumentumra. Vagyis annyi résztvevő van a tranzakcióban, annyi példányt kell biztosítani. Érdemes megjegyezni, hogy csak a felelős személy aláírásával ellátott űrlapok érvényesek. Ebben a helyzetben nincs szükség pecsétre vagy bélyegzőre.

Átvételi igazolás

Az elsődleges dokumentáció feldolgozását a számviteli osztályon az osztály rendes alkalmazottai kezelik. Leggyakrabban kapnak a befejezett munkák tanúsítványai (szolgáltatások) mint igazoló dokumentum. , Ez a papír, mivel egyértelmű a neve után összeállított szolgáltatások nyújtása vagy a művek teljesítménye. A kétoldalúan aláírt elfogadási és átadási okmány érvényesnek tekintendő. Vannak esetek, amikor az egyik szerződő fél megtagadja a dokumentum jóváhagyását. Ebben az esetben az űrlap csak hitelesíthető egy fél által, , de feltéve, hogy megfigyelők jelen vannak annak aláírásakor. Az alapinformációkon kívül az átvételi és átadási aktus tartalmazhat tisztázó vagy tisztázó jellegű adatokat is. Rendszerint egy speciálisan kialakított. Ami a pecsét észlelését illeti, mindig örvendetes, de ha nincs benyomás, ez nem érvényteleníti a papírt. Érdemes megjegyezni, hogy amikor az elsődleges dokumentációt a számviteli osztályon tartják, a vállalat operációs rendszerének mozgását tükröző aktust az elsődleges dokumentumok listájához is hozzá kell rendelni.

Elszámolási nyilatkozat

Ez a fajta elsődleges dokumentáció tükrözi a cash flow a vállalkozás és alkalmazottai között. A tőkeösszeg mellett fizetési táblázat, ez magában foglalja az összes bónuszok és kompenzációk. A nyilatkozat tanúsítója ebben a helyzetben a főkönyvelő a vállalkozás vezetőjével együtt. Annak érdekében, hogy a dokumentum érvényes legyen és hatályba léphessen, pecséttel kell aláírni. Ha ez nem történik meg, az űrlap érvénytelennek tekinthető. Érdemes megjegyezni, hogy a fent bemutatott két dokumentumban ez a pecsét nem kötelező.

Készpénz dokumentumok

Ez a lista a következő formákat tartalmazza:

• átvételi rendelés,
• költség rendelés,
• készpénz könyv.

Ez az elsődleges dokumentáció tartalmazza a legteljesebb információ a cash flow tekintetében. A készpénzes megbízások több típusra oszthatók. Tehát a számviteli munkában leggyakrabban KO-1, KO - 2 és KO-4-et használnak. Ezek tükrözik a szervezet gazdasági életének minden tényét. Így az adóellenőrzés során az ellenőrök leginkább válogatnak róluk. Ezen típusok mellett KO-3 és KO-5 formák is vannak. A harmadik a készpénzes megbízások nyilvántartása, az ötödik pedig a készpénz mozgását veszi figyelembe a vállalkozásban. Az ellenőrök általában sokkal kevesebb figyelmet fordítanak az ilyen típusú elsődleges dokumentációra. Ami a tárolást és a regisztrációt illeti, ezeket a folyamatokat az általános eljárásnak megfelelően hajtják végre.

Elválasztás a tranzakció szakaszától függően

Minden tranzakció három szakaszra oszlik. Mindegyik megfelel a konkrét dokumentációnak.

Először is, a Felek mindig megállapodnak az ügylet feltételeiről. Ezen a ponton szerződést kötnek és számlákat állítanak ki fizetésre. Ezt követően az egyik fél kérésre hozzájárul. Ennek megerősítéseként a megbízó köteles igazoló dokumentumokat benyújtani. Ha a pénzeszközöket a folyószámláról küldték, kivonatot kell bemutatni. Ha a fizetés készpénzzel történik, a visszaigazolást készpénzbevételek, szigorú jelentési űrlapok vagy nyugták biztosításával végzik. Bármely tranzakció utolsó szakasza fizetett áruk vagy szolgáltatások nyújtása. Ezt a pillanatot meg kell erősíteni a befejezett cselekmény által munkák (szolgáltatások) vagy hajóraklevél, ha különféle termékekről beszélünk.

Töltési követelmények

A megfelelő dokumentumkezeléshez nem elég csak tudni, hogy mi a könyvelés elsődleges dokumentációja. Fontos figyelembe venni a kitöltés alapvető követelményeit. Először is, minden formának saját nevével kell rendelkeznie. Továbbá a dokumentum megfogalmazója köteles feltüntetni a jelentés elkészítésének dátumát, valamint a vállalat nevét. A vállalkozás szállítót, vállalkozót vagy vevőt jelent. A banki adatok, a tisztviselők kezdőbetűi, valamint a művelet neve a számviteli osztály elsődleges dokumentációjának külön oszlopaiban is megjelennek. Mindenki tudja, mi a művelet neve, de érdemes megjegyezni, hogy ezt az értéket szükségszerűen mennyiségi formában kell kifejezni. Az ilyen típusú papírok elkészítésének utolsó pillanata a felelős személyek aláírása és pecsétje.

Szerkesztés

Ha nagyszámú dokumentummal dolgozik, az alkalmazottak gyakran hibákat követnek el. Ezeket a törvény által megállapított szabályok szerint kell kijavítani. Kétféle szerkesztés létezik:

1. A szigorú jelentéshez. Ha egy kis szerkesztést kell elvégezni az űrlapon, akkor a felelős személy köteles a helytelen vonalat egy vékony vonallal áthúzni, és feltüntetni a helyes bejegyzést a tetején. A szerkesztések hitelességének megerősítéséhez papírra kell írni "Hinni a korrigált" és igazolja a formanyomtatványt a tisztviselő aláírásával és pecsétjével. Ha a dokumentumot nem lehet pontról pontra kijavítani, akkor a felelős személy köteles a helytelenül rajzolt űrlapot saroktól sarokig vékony piros vonallal áthúzni. Egy jelet is meg kell határozni "Törölve". A helyes példány létrehozása után tilos megsemmisíteni a hibásat.
2. Nem szigorú dokumentációhoz. Ebben az esetben a sérült űrlap megsemmisül, és egy helyesen megadott információval rendelkező papír jön létre.

Érdemes tudni, hogy az áthúzást csak nagyon vékony vonallal kell elvégezni. Ha egy alkalmazott áthúzza a szöveget oly módon, hogy olvashatatlanná válik, ez nagyon súlyos hiba.