Elektronikus dokumentumkezelés: előnyök és hátrányok, a rendszer lényege, a megvalósítás módjai

Egyre több vállalat vált át az elektronikus dokumentumkezelésre, különféle programok használatával a dokumentumok létrehozására és tárolására. Ugyanakkor a szervezetnek nincs archívuma, amely papíralapú dokumentumokat tartalmaz. Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van, amelyek miatt a vállalkozók örömmel hagyják abba a papírdokumentáció használatát. De ahhoz, hogy átkapcsoljon rá, speciális szoftvert kell telepítenie a működő számítógépekre, valamint ki kell jelölnie egy felelős alkalmazottat, aki foglalkozik ezzel a dokumentumárammal.

Az elektronikus dokumentumkezelés fogalma

Ez képviselteti magát egy modern módszerrel a különböző dokumentációkkal való munka. Az abszolút bármely szervezet tevékenysége során sok különböző papír van, amelyeket folyamatosan ki kell nyomtatni és külön helyiségben kell tárolni hosszú ideig.

Ha egy vállalkozó vagy egy vállalat megfelelően végrehajtott elektronikus aláírással rendelkezik, amely elektronikus formában igazolja a dokumentumokat, akkor ezt a dokumentációt nem szükséges papírra nyomtatni.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az EDS által hitelesített elektronikus dokumentációra való áttérésnek számos előnye van. Számos pozitív paraméter jelenléte miatt egyre több vállalkozó vált át erre a dokumentációkezelési módszerre. De először ki kell értékelnie az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit és hátrányait. Az fő előnyei tartalmazza:

• , a szükséges dokumentáció operatív keresése a tárolás Kompetens felépítése és megbízhatósága miatt történik;
• a dokumentumáramlás szerkezete központosított;
• minden dokumentum elektronikusan tárolható különböző adathordozókon, sőt távoli szervereken is, így még akkor is, ha tűz van az irodában, nem kell aggódnia, hogy minden fontos dokumentáció megsemmisül.;
• minden dokumentum könnyen regisztrálható és jóváhagyható;
• az összes dokumentumot elektronikus kommunikációs csatornákon keresztül történő elküldés alapján írják alá, ami jelentős időt és erőfeszítést takarít meg bármely vállalkozás alkalmazottai számára;
• szükség esetén néhány másodperc alatt elkészítheti a kívánt dokumentum másolatát;
• az ellenőrzés jelentősen leegyszerűsödik, mivel elektronikus formában történik, és erre a célra bérelt szakembereket is meghívhat, akik dokumentáció fogadása elektronikus csatornákon keresztül.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek előnyei jelentősek és tagadhatatlanok, de mielőtt áttérnének rájuk, értékelniük kell az egyes rendszerek negatív aspektusait.

A rendszer hátrányai

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának előnyei tagadhatatlanok, de ennek a folyamatnak vannak hátrányai. Ezek a következő pontokat tartalmazzák:

• kötelező az elektronikus digitális aláírás regisztrálása, amelynek létrehozásához nagy összeget fizetnek;
• nincs lehetőség elektronikus dokumentumok használatára, ha a partnerek nem váltottak át az elektronikus dokumentumkezelésre;
• sok pénzt és időt költenek további telepítés szoftver menedzsment megbízható alkalmazott felvétele, aki az összes elektronikus dokumentáció karbantartásával foglalkozik;
• az ilyen dokumentumáramlás szigorúan egységes formátumát még nem rögzítették;
• sok ügyfél és vásárló gyanús az EDS által aláírt elektronikus dokumentumok használatával kapcsolatban.

Ezért minden vállalkozónak először meg kell vizsgálnia az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit és hátrányait annak érdekében, hogy vonatkozó határozat.

A fejlődés okai

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei számos és jelentősek. Ez azzal a ténnyel jár, hogy folyamatosan fejlődik és bevezetésre kerül a különböző vállalkozások munkájába, amelyek nemcsak kereskedelmi, hanem állami tulajdonban is vannak. A hatékony és folyamatos fejlődés fő előfeltételei a következők:

• Lehetővé teszi annak alkalmazását az adójogszabályokban. Bizonyos típusú adóbevallásokat kizárólag elektronikus formában lehet benyújtani. Ez vonatkozik a munkavállalók Nyugdíjalapjába átutalt biztosítási díjakról szóló jelentésekre, valamint a Szövetségi Adószolgálatnak a vállalkozás minden alkalmazottjára átutalt 3 személyes jövedelemadó-nyilatkozatra. Még a vállalat összes alkalmazottjára vonatkozó SSV-M jelentést is elektronikus úton nyújtják be, ha a szervezet több mint 25 embert foglalkoztat. Ezért egyes vállalatok egyszerűen kénytelenek váltani az elektronikus dokumentációra, mivel egyébként ki kell adniuk az EDS-t.
• Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnyei közé tartozik a számviteli rögzítés lehetősége. A 402. számú szövetségi törvény alapján elsődleges számviteli dokumentáció nem csak papír formában, hanem elektronikus formában is kialakítható, ha elektronikus aláírással lehet aláírni.
• A dokumentumáramlás hatékony fejlesztése a bírósági eljárásokban 2017-ben kezdődött. Most minden bírósági határozatot nyílt forrásokban kell közzétenni. Ezenkívül minden cégnek és magánszemélynek lehetősége van arra, hogy elektronikus úton panaszt vagy panaszt nyújtson be, amelyhez EDS szükséges. Ezért az elektronikus aláírást nemcsak nagyvállalatok, hanem magánszemélyek is kiadják.
• Az elektronikus technológiák fejlesztése gyorsan zajlik, így most szinte mindenki hozzáfér az internethez, ami nagyban leegyszerűsíti a más emberekkel és a kormányzati szervek képviselőivel való kommunikáció folyamatát.

Ezért vitatható, hogy az ilyen dokumentumkezelés használata egyre nagyobb keresletet igényel.

Egy másik jelentős előny

Ezenkívül sok vállalat együttműködik más régiókban vagy országokban található vállalkozásokkal, így sokkal könnyebb a különböző dokumentumok cseréje az elektronikus dokumentumkezelés során. Ez lehetővé teszi, hogy jelentősen növelje az értékesítési piacokat és kapcsolatot létesítsen a közvetlen gyártókkal.

Ez az elektronikus dokumentumkezelés további jelentős előnye. A menedzsment minőségének javulása a megfelelő rendszer bevezetésének első napjától figyelhető meg.

Hogyan kell belépni?

Kezdetben a vállalkozás vezetője értékeli az elektronikus dokumentumkezelő rendszer előnyeit és hátrányait. Ha döntés születik annak bevezetéséről a társaságban, akkor ehhez a következő lépéseket kell végrehajtani:

• A részvényesek közgyűlését tartják, ahol a rendszer végrehajtásáról szavaznak.
• Ha a döntés pozitív, akkor a megfelelő megrendelést a vállalat igazgatója adja ki.
• Célszerű kidolgozni egy belső szabályozási aktust, amely szabályozza az elektronikus dokumentáció használatának szabályait.
• Kiválasztásra kerül egy aláírás, amelyet a különféle dokumentációk aláírásának folyamatában használnak.
• Ha egy egyszerű aláírást választanak ki, akkor azt kódok és jelszavak, valamint egyéb eszközök alapján rögzítik, és a hozzáférés korlátozott, ezért egy adott személyt neveznek ki, aki az elektronikus dokumentációval foglalkozik.
• A tanúsítási központ ki van választva. Ő képviseli szakosodott szervezet, ez az elektronikus dokumentumkezeléssel foglalkozik. Fontos, hogy válasszon egy olyan céget, amellyel nyereséges és kényelmes lesz az együttműködés. Előzetesen meg kell becsülni a kínált szolgáltatások költségeit, valamint az együttműködés során használható különféle funkciókat. Meghatározzák, hogy a kiválasztott központ milyen felelősséget visel az elektronikus dokumentumkezelés során előforduló különböző hibákért.
• Dokumentumok készülnek, amelyek alapján szerződést kötnek a kiválasztott központtal.
• A kiválasztott szervezettel kötött szerződés be van kötve. Ezt követően a központ EDS kulcstanúsítványt hoz létre és ad ki ügyfelének.
• Az elektronikus dokumentumkezelés közvetlenül megvalósul a szervezet munkájában. Ehhez minden papíralapú dokumentumot elektronikus formává alakítanak át, valamint az elektronikus dokumentáció cseréjére vonatkozó eljárást is kialakítják.

A számlák elektronikus úton is elkészíthetők, de először meg kell győződnie arról, hogy az ilyen dokumentáció használata kényelmes lesz az ügyfél számára. Ennek oka az a tény, hogy a vállalatnak rendelkeznie kell a dokumentumok feldolgozásához szükséges technikai eszközökkel.

EDS kiválasztása

Még az elektronikus dokumentumkezelés előnyeiben is szerepel, hogy csökkentse számos papírdokumentum elkészítésének költségeit. De mindenesetre az átmenet során bizonyos költségeket kell viselnie. Ezek az elektronikus dokumentáció felülvizsgálatának folyamatában használt elektronikus aláírás tervezéséhez kapcsolódnak.

Az EDS képesítés nélküli vagy minősített formában mutatható be.

Képzetlen

Kriptográfiai adatok átalakításával hajtják végre, mert mi a használata az EDS tulajdonosa számára elérhető speciális kulcs. Fontos előre eldönteni, hogy ki pontosan a társaságban írja alá az elektronikus papírokat.

Egy ilyen aláírás segítségével felismerheti a dokumentáció különféle szerkesztéseit annak aláírása után.

Minősített

Ehhez a vállalat kap egy speciális tanúsítványt, amely tartalmazza az EDS ellenőrző kulcsot. Az ilyen aláírás létrehozásához figyelembe veszik a 63. sz. szövetségi törvényben felsorolt követelményeket.

Az ilyen EDS-t általában olyan nagyvállalatoknál használják, amelyek az üzleti titkok megőrzésére törekszenek, ezért a továbbfejlesztett minősített EDS miatt az elektronikus dokumentumok biztonsága biztosított.

Egy adott típusú elektronikus aláírás kiválasztása után megállapodást kötnek a kiválasztott tanúsító központtal.

A rendszer végrehajtásának szabályai A vállalat munkájában

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit a papírhoz képest vitathatatlannak tekintik, de gyakran bizonyos nehézségek merülnek fel a szervezet munkájába való bevezetése során. Ezért ennek a folyamatnak a szabályai a következők:

• kezdetben a szakembert a fej sorrendje nevezi ki, aki a papíralapú dokumentumok elektronikus formában történő fordításával foglalkozik;
• minden működő számítógépre speciális szoftver van telepítve, amely lehetővé teszi a korábban kiadott EDS dokumentumainak aláírását;
• a különböző dokumentáció elkészítésekor, feldolgozásakor és jóváhagyásakor figyelembe veszik az irodai munka alapvető szabályait, amelyek a papíralapú dokumentumokra is vonatkoznak;
• az elektronikus dokumentumoknak tartalmazniuk kell az összes szükséges adatot, pecsétet és EDS-t;
• információkat lehet beírni a Társaság szabályzatába arról, hogy mely módszereket alkalmazzák az ezekkel a dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésére.

A folyamat nem tekinthető túl bonyolultnak, ha jól érthető.

A más vállalatokkal való együttműködés szabályai

Minden olyan vállalat, amely ilyen rendszert valósít meg munkájában, elektronikus dokumentációt kíván használni a fővállalkozókkal együttműködve. Ehhez egy másik társasággal kötött megállapodás megkötésekor a dokumentum szövegébe be kell illeszteni egy záradékot, amely kimondja, hogy az összes dokumentumot elektronikus kommunikációs csatornákon keresztül továbbítják. Ezt követően a szükséges dokumentációt a korábban kiadott EDS összeállítja és aláírja. Az EDS minden eszközét tanúsítani kell, különben nem használhatók a vállalat munkája során.

Sokkal könnyebb létrehozni egy ilyen dokumentumáramlást különböző kormányzati szervekkel, például a szövetségi adószolgálattal vagy a PF-vel. Ez annak köszönhető, hogy az ilyen szervezetek már rendelkeznek a szükséges szoftver munkavégzéshez elektronikus dokumentációval.

A dokumentumok tárolása?

Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnye, hogy a szervezetben nem szükséges külön helyiséget kijelölni egy archívum létrehozására, mivel az összes papírt számítógépeken, szervereken vagy különféle elektronikus adathordozókon tárolják. De mégis, minden vállalatnak figyelnie kell a dokumentáció megfelelő tárolására, hogy illetéktelen személyek vagy szervezetek ne férhessenek hozzá.

Az elektronikus dokumentumok tárolása során a következő szabályokat veszik figyelembe:

• az esetek nómenklatúráját az egész vállalat számára szükségszerűen össze kell állítani, megjelenése és tartalma attól függ, hogy a vállalat milyen tevékenységi területen működik;
• a dokumentumok értékének vizsgálata folyamatban van;
• minden dokumentációt az elektronikus dokumentumkezelés használatáról szóló megjegyzés jelöl;
• minden dokumentumot archiválni kell.

Ezeknek a szabályoknak a figyelembevételével nem lesz nehéz a dokumentációt elektronikus formában tárolni.

Következtetés

Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van. A vállalat munkájának minőségének javítása a végrehajtás következménye. Ehhez fontos ahhoz, hogy megfelelő döntést hozzon a vállalkozás vezetésére, válasszon egy tanúsító központot és adjon ki egy EDS-t. A számítógépekre speciális szoftver van telepítve, valamint a szükséges változtatásokat a cég helyi szabályozási aktusaiban hajtják végre.

Az elektronikus dokumentáció segítségével a vállalat munkája jelentősen leegyszerűsödik, valamint a más cégekkel és kormányzati szervezetekkel való együttműködés egyszerűsége biztosított.