Az irodai adminisztrátor munkaköri leírása: feladatok, funkciók és jogok

A legtöbb közintézményben az első személy, akivel találkozik, alig van ideje átlépni a küszöböt, az adminisztrátor. Ezeket a szakembereket a szállodák bérlik, szépségszalonok, , éttermek és természetesen irodai létesítmények. Sok felelősséget kapnak, kezdve a vendégekkel és a partnerekkel való kommunikációtól a dokumentáció feldolgozásáig.

Jellemzők

Érdemes azt mondani, hogy az adminisztrátor nagyon sokoldalú szakma, amely sokoldalú felelősséget is magában foglalhat. A kezdők előnye, hogy nem igényel mélyreható ismereteket egy adott területen.

A potenciális munkáltatók nagyobb figyelmet fordítanak a személyes tulajdonságokra. Az irodai adminisztrátor pozíciójának potenciális jelöltjének mérsékelten társaságosnak kell lennie, képesnek kell lennie arra, hogy kapcsolatot létesítsen különböző emberekkel, kompetensen fejezze ki saját gondolatait. Szintén előny lesz a kiválasztott tevékenységi terület iránti érdeklődés, valamint a stressz-ellenállás megmutatásának képessége. Az utóbbi minőség minden bizonnyal hasznos lesz a jövőbeli adminisztrátor számára. Hatalmas számú látogatóval kell kommunikálnia, akik között minden bizonnyal ellentmondásosak lesznek. Az adminisztrátornak azonban még ilyen helyzetekben is képesnek kell lennie udvariasnak maradni.

Érdemes megjegyezni, hogy a vállalat toborzási politikájától függően lehetnek követelmények a felsőoktatásra, az irodai berendezésekkel való munkavégzésre stb..

Az ebben a pozícióban lévő munkatervet általában az intézmény működési módja határozza meg, mivel az adminisztrátor reggel nyitja meg, este pedig bezárja. Ha azonban éjjel-nappal dolgozik, az alkalmazottak számára műszakos ütemtervet készítenek. Az irodák általában nem működnek ebben a módban.

Azt is érdemes figyelem az a tény, hogy az adminisztrátor és az irodavezető különböző szakmák. Az irodavezető valójában más alkalmazottakat irányít. Az adminisztrátor, ellentétben vele, nem hajtja végre ezt a funkciót. Csak saját funkcióit látja el, ha szükséges, kölcsönhatásba lép más irodai személyzettel.

Fő feladatok

Az irodai adminisztrátornak a munkahelyen jelentős számú feladatot kell elvégeznie, amelyet a vezetés ráruházott. Röviden felsoroljuk őket.

• Telefonhívások fogadása és továbbítása. A tárgyalások során az adminisztrátornak rögzítenie kell az információkat, majd át kell adnia azokat az alkalmazottaknak. Szükség esetén a hívást továbbítani kell egy másik osztályra.
• Az irodai adminisztrátor feladatai közé tartozik egy olyan záradék, amely szerint a munkavállalónak kezdeti konzultációkat kell nyújtania a potenciális ügyfelek számára.
• A bejövő és kimenő dokumentáció feldolgozásának szükségessége.
• Az üres álláshelyek hirdetéseinek elhelyezése speciális portálokon és munkaerő-felvételi ügynökségekben. Az irodai adminisztrátor feladatai közé tartozik a potenciális jelöltekkel folytatott kezdeti interjúk elvégzése is.
• Irodai kellékek, valamint fogyóeszközök vásárlása, szükséges biztosítsa az irodai berendezések zökkenőmentes működését.

A fent felsorolt feladatok mellett az irodai adminisztrátor folyamatosan együttműködik az emberekkel. Ezek mind a potenciális ügyfelek, mind a vállalat jelenlegi alkalmazottai. , ez a szakember felelős az alkalmazottak ütemezésével kapcsolatban.

Jogok

A jogok száma, ellentétben a feladatokkal, lényegesen kevesebb. Szóval, mit tesz lehetővé az irodai rendszergazdai utasítások?

• A társaság nevében jár el, érdekeit képviselve más vállalkozásokkal együttműködve.
• Kölcsönhatásba lépni más alkalmazottakkal a kijelölt hatáskörök keretein belül.
• Nyújtson be megfontolásra a szervezet javítását célzó javaslatokat.

Irodai Adminisztrátori Funkciók

A munkahelyen ennek a szakembernek jelentős számú feladatot kell ellátnia:

• Irodai előkészítés.
• A rend fenntartása.
• Ügyfélszolgálat.
• Telefonos szolgáltatás.

Valójában a funkciók száma több lehet. Ez az adott intézmény irodai adminisztrátorának munkaköri feladatainak listájától függ.

Irodai előkészítés

A hozzárendelt funkciók teljesítése általában egy új munkanapra való felkészüléssel kezdődik. A munkahelyére érkezve az adminisztrátor ellenőrzi az irodai berendezések munkáját, a fogyóeszközök és írószerek rendelkezésre állását. Ezután a szakembernek meg kell ismerkednie a látogatók listájával, és meg kell teremtenie a találkozó feltételeit.

A rend fenntartása

Az adminisztrátort nem szabad közvetlenül bevonni a takarításba és egyéb tevékenységekbe az irodában a rend fenntartása érdekében. Feladatai közé tartozik azonban a kiszolgáló személyzet munkájának összehangolása. Meg kell tennie a tisztítási ütemtervet, valamint meg kell adnia annak időtartamát.

Ügyfélszolgálat

Az adminisztrátor feladatai közé tartozik a látogatókkal való egyeztetés a látogatás időpontjáról, összehangolva őket a vezetővel. A látogatások ütemezését úgy kell elkészíteni, hogy ne legyenek átfedések, és senkinek ne kelljen időt pazarolnia. Ezenkívül az adminisztrátornak meg kell felelnie a látogatóknak. , ő hozza létre az első benyomást.

Telefonos szolgáltatás

Ez a funkció az adminisztrátorhoz van rendelve annak érdekében, hogy megszabadítsa a menedzsert a tárgyalásoktól, és ne vonja el a munkafolyamattól. A munkavállaló önállóan megoldhat néhány kérdést, vagy egyeztethet egy látogatóval a menedzser ütemtervének megfelelően. E funkciók végrehajtása során a munkavállalónak feltétlenül tiszteletben kell tartania a titoktartást, anélkül, hogy a kívülállóknak nyilvánosságra hozná a rendelkezésére álló információkat.

Minta

Az irodai adminisztrátor munkaköri leírása különböző elemeket tartalmazhat az adott szervezet követelményeitől függően. Rendszerint azonban szabványos feltételeket írnak elő benne, amelyeket mintaként vesznek fel.

• Általános rendelkezések.
• Képesítési követelmények. Általános szabály, hogy a középfokú speciális oktatás elegendő egy potenciális adminisztrátor számára. A tapasztalat kétségtelenül előnyt jelent.
• Felelősség. E cikk nélkül egyetlen munkaköri leírás sem teljes.
• Jogok. Az adminisztrátornak például joga van javaslatokat tenni a vállalat tevékenységének javítására.
• További rendelkezések, amelyek tartalmazhatnak olyan elemeket, amelyek nem szerepelnek más szakaszokban.

Az új alkalmazottnak szokásos munkaköri leírást adni megismerés céljából, amelynek tényét saját aláírásával meg kell erősítenie.

Munkahely

Az irodai adminisztrátor munkahelyi biztonsági kézikönyve bizonyos követelményeket ír elő a munkakörülményekre. Például a munkahelyet úgy kell elhelyezni, hogy a munkavállaló számára kényelmes legyen saját feladatainak ellátása. Rendszerint a menedzser irodája mellett található, és lehetővé teszi más alkalmazottak megfigyelését.

Meg kell érteni, hogy a feladatok ellátása során az adminisztrátornak, valamint más alkalmazottaknak gyakran irodai berendezéseket kell használniuk. Ezért kell elhelyezni oly módon, hogy rövid távú működésre rendelkezésre álljon.

Az egyik fontos feladat, amely nem szerepel egyértelműen az adminisztrátor munkaköri leírásában, az, hogy kapcsolatot teremtsen a közvetlen felügyelő és az alárendeltek között. Ezért a munkavállalónak meg kell próbálnia kedvező környezetet teremteni és kapcsolatot létesíteni más szakemberekkel. Fontos, hogy ne csak a fej utasításait helyesen továbbítsuk, hanem a végrehajtás pontosságának ellenőrzését is.

Emiatt fontos tényező a siker elérésében ebben a helyzetben az a képesség, hogy kapcsolatot létesítsen másokkal. Ez vonatkozik mind a vezetőkre, mind az alárendeltekre. Ami a személyes tulajdonságokat illeti, a szervezet és a stressztűrés nagyon fontosnak tekinthető, ami lehetővé teszi, hogy más alkalmazottakat vezessen, és nyugodt maradjon még akkor is, ha konfliktusos látogatókkal kommunikál.